¡®±¸½½ÀÌ ¼ ¸»ÀÌ¶óµµ ²ç¾î¾ß º¸¹è¡¯¶ó´Â ¸»Àº ȸ»çÀÇ ¹®¼°ü¸®¿¡µµ ÇØ´çµÇ´Â °Ý¾ðÀÌ´Ù. ¸ÅÀÏ È¸»ç¿¡ ÀÖ´Â »ó´ç ½Ã°£À» Ã¥»ó¿¡ ¾É¾Æ ¹®¼ÀÛ¾÷À» ÇÑ´Ù. ÇÏÁö¸¸ ȸ»ç ºñÁî´Ï½º¿¡ ²À ÇÊ¿äÇÏ´Ù°í »ý°¢ÇÏ´Â Á¤º¸¸¦ »ý¼ºÇØ ³»Áö¸¸ Á¦´ë·Î °ü¸®°¡ µÇÁö ¾Ê´Â´Ù¸é? Àû°Ô´Â ÀÚ¿øÀÇ ºñÈ¿À²Àû »ç¿ë¿¡¼ºÎÅÍ Å©°Ô´Â ȸ»ç¿¡ ¸·´ëÇÑ ¼Õ½ÇÀ» ÃÊ·¡ÇÏ´Â ¿øÀÎÀÌ µÉ ¼ö ÀÖ´Ù. ¸î °¡Áö ±Ø´ÜÀûÀÎ °æ¿ì¸¦ ÅëÇؼ Best Practice¸¦ µµÃâÇس»°íÀÚ ÇÑ´Ù.
Worst Practice 1
³ª¹®¼ ¶ó´Â »ç¶÷Àº ¿½ÉÈ÷ ÀÛ¾÷ÇÑ °á°ú¹°À» ¡®My document¡¯¿¡ º¸°üÇÏ°í, Ãâ·Â¹°Àº ÆÄÀϸµ ÇØ º»ÀÎÀÇ Ã¥»ó¼¶ø¿¡ ³Ö¾îµÎ°í ÇÊ¿äÇÒ ¶§¸¶´Ù ²¨³» º¸°ï ÇÑ´Ù. 5³â µ¿¾È A»ç¿¡¼ ÀÏÀ» ÇÑ ÈÄ Bȸ»ç·Î ±ÞÇÏ°Ô ÀÌÁ÷ÇÏ°Ô µÅ ÀμöÀΰ踦 Á¦´ë·Î ÇØÁÖÁö ¸øÇÑ Ã¤ °ÅÀÇ ¸ö¸¸ ºüÁ® ³ª¿À´Ù½ÃÇÇ Çß´Ù. ³ª¹®¼ ¾¾ÀÇ ÈÄÀÓÀ¸·Î ¿Â ³ª¸ô¶ó ¾¾´Â Ã¥»ó¼¶ø¿¡ °¡µæ µé¾îÀÖ´Â ÀüÀÓÀÚÀÇ ¼·ùµéÀ» º¸°í ¹º°¡ Áß¿äÇÑ °ÍÀÏ µí ÇØ ¹ö¸®Áö´Â ¸øÇÏ°í »óÀÚ¿¡ ³Ö¾î ¿ÜºÎâ°í·Î º¸³»±â·Î ÇÑ´Ù. ¡®My document¡¯¿¡ ½×¿© ÀÖ´Â ¹®¼µéÀº ÇϳªÇϳª ¿¾î º¸´Âµ¥ ¼® ´ÞÀº °É¸± °Í °°¾Æ¼ ¾Æ¿¹ ¼Õµµ ¸ø ´ë°í ÀÖ´Ù. ¿À´Ã ³ª¸ô¶ó ¾¾´Â ³ª¹®¼ ¾¾°¡ ¸¸µé¾ú´ø ºñ½ÁÇÑ ¹®¼µéÀ» ¸¸µå´À¶ó ¹Ù»Ú´Ù.
Worst Practice 2
Àü¹Ý±â ¿µ¾÷½ÇÀûÀÌ ÁÁ¾Æ¼ ÁÖ°¡°¡ »óÇÑ°¡¸¦ ´Þ¸®´ø A»ç´Â Àü¹Ý±â ¿µ¾÷ ¼øÀÍÀÇ Àý¹ÝÀ» ¶¼¾î°¥ ¼öµµ ÀÖ´Â ¼Ò¼Û¿¡ ÈÖ¸»¸®°Ô µÆ´Ù. ±×·±µ¥ 10³â Àü¿¡ ÀÛ¼ºµÆ´ø Áõ°Å¹®¼¸¸ ÀÖÀ¸¸é ¼Ò¼Û¿¡¼ ÀÌ±æ ¼ö ÀÖ´Â »óȲÀÌ´Ù. 10³â µ¿¾È ȸ»ç´Â ÀÌÀüµµ Çß°í ´ã´ç ¾÷¹«¸¦ Çß´ø »ç¶÷µéµµ ¿©·¯ ¹ø ¹Ù²î¾ú´Ù. ´õ±º´Ù³ª ȸ»ç¸¦ ÀÌÀüÇÏ¸é¼ 2³â ÀÌ»ó µÈ ¹®¼´Â ¸ðµÎ »óÀÚ¿¡ ³Ö¾î ¿ÜºÎâ°í·Î º¸³»°í ¿Ô´Ù. ±×·¯³ª 10³â Àü ¹®¼¸¦ ¹Ýµå½Ã ã¾Æ¾ß¸¸ ÇÑ´Ù!
Worst Practice 3
¸ø¹ö·Á ¾¾´Â 10³â µ¿¾È ÇÑ È¸»ç¿¡¼ ÀÏÇß´Ù. ±×´Â ÀÏ´Ü Çѹø ÆÄÀϸµ ÇÑ ¹®¼¸¦ Àý´ë·Î ¹ö¸®Áö ¾Ê´Â´Ù. ¾ðÁ¦ ¾î¶² ÀÏ ¶§¹®¿¡ ÇÊ¿äÇÒÁö ¸ð¸¦ ÀÏ ¾Æ´Ñ°¡? ±×·¡¼ ±×ÀÇ Mail Boxµµ 10GB°¡ ³Ñ´Â´Ù. ÆÄÀϵµ ÀÌÁ¦ ´õ ÀÌ»ó º¸°üÇÒ Àå¼Ò°¡ ¾ø¾î¼ ¿À´Ã Ãѹ«°ú¿¡ »õ·Î¿î ijºñ´ÖÀ» ½ÅûÇßÁö¸¸ »ç¹«½Ç¿¡ ³õÀ» Àå¼Òµµ ¸¶¶¥Ä¡ ¾Ê¾Æ °í¹ÎÀÌ´Ù.
À§¿Í °°Àº °æ¿ì´Â ÁÖº¯¿¡¼ ½±°Ô ã¾Æ º¼ ¼ö ÀÖ´Ù. ÇÏÁö¸¸ ¾Õ¼± »ç·Ê´Â È¿À²Àû Records Management(±â·Ï¹° °ü¸®)ÀÇ °³³ä°ú ¸ñÀû¸¸ Á¤È®ÇÏ°Ô ¾Ë°í ÀÖ´Ù°í Çصµ ÇÇÇÒ ¼ö ÀÖ´Â °æ¿ìÀ̱⵵ ÇÏ´Ù. ±×·¸´Ù¸é Records Management¶õ ¹«¾ùÀÌ°í, ¿Ö, ±×¸®°í ¾î¶»°Ô Records Manage-ment¸¦ ÇØ¾ß Çϴ°¡?
Records Management¶õ Á¶Á÷¿¡¼ ¿µ¾÷È°µ¿À» ÇÏ´Â µ¿¾È »ý¼ºÇϰųª ¹ÞÀº RecordsÀÇ »ý¼º, º¹»ç, À¯Æ÷, ÆÄÀϸµ, ȸ¼ö, º¸°ü, Æó±â¸¦ °ü¸®ÇÏ´Â ½Ã½ºÅÛÀÌ´Ù.
Records´Â Àå¼Ò³ª ¹°¸®ÀûÀÎ ÇüÅ¿¡ °ü°è¾øÀÌ ¿µ¾÷È°µ¿À» ÇÏ´Â °úÁ¤¿¡¼ »ý¼ºÇϰųª ¹ÞÀº ÀÚ·á·Î Á¾À̹®¼³ª ÀüÀÚ¹®¼»Ó¸¸ ¾Æ´Ï¶ó CD, ¿Àµð¿À, ºñµð¿À, Å×ÀÌÇÁ, ³ìÃëÀÚ·á, »çÁø, Ã¥, Áöµµ ¹× ±âŸ ÇüÅÂÀÇ ÀÚ·áµµ ¸ðµÎ Æ÷ÇÔÇÑ´Ù.
¸ðµç ºñÁî´Ï½º ¸ñÀûÀ¸·Î »ý¼ºµÇ¾î º¸°üÇÏ°í ÀÖ´Â RecordsÀÇ ¼ÒÀ¯±ÇÀº ȸ»ç°¡ °¡Áö°í ÀÖ´Ù.
¡°Who owns the records?¡±
¸Å´Þ ÀÖ´Â ±³À° ½ÃÀÛ¿¡ ¾Õ¼ Ç×»ó ¹¯´Â Áú¹®ÀÌ´Ù. ³î¶ø°Ôµµ Àý¹Ý ÀÌ»óÀÇ Á÷¿øµéÀÌ ¸íÄèÇÏ°Ô ´äÀ» ¸øÇϰųª ¾Æ´Ï¸é ¡®Records¸¦ ¸¸µç »ç¶÷¡¯À̶ó°í ´ë´äÇÑ´Ù. ¼ÒÀ¯±ÇÀÇ ¹®Á¦°¡ È®½ÇÇØÁö¸é ȸ»ç¹®¼ÀÇ »ý¼ººÎÅÍ Æó±â±îÁö ¾î¶»°Ô °ü¸®ÇØ¾ß ÇÏ´ÂÁö¿¡ ´ëÇÑ ´äÀÌ ¸íÈ®ÇØÁø´Ù. ¸¸¾à¿¡ ȸ»ç RecordsÀÇ ¼ÒÀ¯±Ç¿¡ ´ëÇÑ ÀνÄÀÌ Á¤È®ÇÏÁö ¾Ê´Ù¸é ȸ»çÀÇ ¹®¼´Â Á¦´ë·Î °ü¸®µÇÁö ¾ÊÀº ä À§¿Í °°Àº Worst Practice¸¸ ¹Ýº¹µÉ °ÍÀÌ´Ù. Records´Â »ý¼ºÀÚ°¡ ´©±¸Àΰ¡¸¦ ¶°³ª¼ °¡Ä¡¸¦ µ·À¸·Î ȯ»êÇÒ ¼ö ¾ø´Â ȸ»çÀÇ ÀÚ»êÀ̹ǷΠ±×¿¡ °É¸Â°Ô °ü¸®µÅ¾ß ÇÏ°í º¸È£µÅ¾ß ÇÑ´Ù.
Records´Â °¡Ä¡ ÀÖ´Â Á¤º¸À̸ç Áß¿äÇÑ ¿µ¾÷ÀÚ»êÀ¸·Î¼ ¹ý, ¼¼±Ý, °¨»çÀÇ Àǹ«¸¦ ÀÌÇàÇϱâ À§ÇÑ È¸»ç Á¤Ã¥ ¹× Á¤´çÇÑ ¿µ¾÷È°µ¿¿¡ ´ëÇÑ Áõ°Å·Î ÇÊ¿äÇϸç, ¿µ¾÷È°µ¿ °ü¸®¸¦ À§Çؼ ÇʼöÀûÀÌ´Ù.
ȸ»ç´Â Records¸¦ ÅëÇØ
¤ý¿µ¾÷È°µ¿À» È¿À²ÀûÀÌ°í, Åõ¸íÇÏ°í, ¹Ù¸£°Ô ÇÒ ¼ö ÀÖÀ¸¸ç
¤ýÀÏ°üµÇ°í, Á¤´çÇÑ ¼ºñ½º¸¦ Á¦°øÇÒ ¼ö ÀÖ°í
¤ýÀλçÀ̵¿ ¹× ÅðÁ÷½Ã °ü¸® ¹× ÇàÁ¤ÀÇ Áö¼Ó¼º°ú »ý»ê¼ºÀ» À¯ÁöÇÒ ¼ö ÀÖ´Ù.
¤ý¶ÇÇÑ, ¿µ¾÷È°µ¿ÀÇ È¿À²¼º Á¦°í
¤ý±â·Ï ¹× °¨»çÈ°µ¿À» Æ÷ÇÔÇÑ ¹ýÀû¡¤±ÔÀ²Àû Àǹ«¸¦ ÁؼöÇϸç
¤ý¿µ¾÷È°µ¿ÀÇ Áõ°ÅºÎÁ·À̳ª Áõ°Å¹ß°ß°ú °ü·ÃµÈ À§ÇèÀ» °ü¸®ÇÔÀ¸·Î½á ¼Ò¼Û½Ã ÃÖ´ëÇÑ º¸È£¹ÞÀ» ¼ö ÀÖ´Ù.
¤ýÁ¶Á÷ÀÇ ÀÌÇØ¿Í Á÷¿ø, °í°´, ÇöÀç ¹× ¹Ì·¡ÀÇ ÁÖÁÖµéÀÇ ±Ç¸®¸¦ ÃÖ´ëÇÑ º¸È£ÇÒ ¼ö ÀÖ´Ù.
¤ýÇöÀç¿Í ¹Ì·¡ÀÇ ¿¬±¸°³¹ß È°µ¿ ¹× ¼º°ú»Ó¸¸ ¾Æ´Ï¶ó ¿ª»çÀûÀÎ ¿¬±¸¿¡ ´ëÇؼ ¹®¼ÈÇØ
¤ýȸ»çÀÇ Á¤Ã¼¼ºÀ» È®¸³ÇÏ°í, ¿ª»çÀû ±â·ÏÀ» º¸Á¸ÇÒ ¼ö ÀÖ´Ù.
¼º°øÀûÀÎ Records Management´Â »ç¶÷µéÀÇ ½À°üÀ» ¹Ù²Ù´Â °ÍÀ̱⠶§¹®¿¡ ²÷ÀÓ¾ø´Â Æ®·¹ÀÌ´×°ú Àü»çÀûÀÎ ³ë·ÂÀÌ Áß¿äÇÏ´Ù.
ü°èÀûÀÎ Records Management¸¦ À§Çؼ´Â
¤ý°ü¸®¸ñÀû¿¡ ÀûÇÕÇÑ Á¤Ã¥(Policy) ¼ö¸³
¤ýÁ¤Ã¥¿¡ µû¸¥ ¿¬Áß°èȹ ¼ö¸³ ¹× ½ÃÇà
¤ý¾÷¹« ´ã´çÀÚ ÀÓ¸í, ±³À° ¹× »ó½Ã¾÷¹« Áö¿ø
¤ýÁ÷¿øÀÇ½Ä °íÃë
¤ýÁ¤±âÀûÀÎ Á¡°Ë
¤ý°æ¿µÁøÀÇ Á߿伺 ÀÎ½Ä ¹× °Á¶°¡ Áö¼ÓÀûÀ¸·Î ¿ä±¸µÈ´Ù.
¾Æ¹«¸® ¿Ïº®ÇÑ Á¤Ã¥°ú ½Ã½ºÅÛÀ» °®Ãß°í ÀÖ´Ù°í ÇÒÁö¶óµµ »ç¶÷µéÀ» ¿òÁ÷À̱â À§Çؼ´Â Simplicity, Training, ±×¸®°í Enforcement°¡ Àý½ÇÇÏ´Ù.
Simplicity º¹ÀâÇÏ´Ù¸é ¾Æ¹«µµ µû¶óÇÒ ¾öµÎ¸¦ ³»Áö ¸øÇÒ °ÍÀÌ´Ù. °ü¸®ÀÇ È¿À²¼ºÀ» À§Çؼ´Â ¸íÈ®ÇÏ°í °£°áÇÑ ÁöħÀÌ ÇÊ¿äÇÏ´Ù.
Training ÇÏ°í ½Í¾îµµ ¹«¾ùÀ» ¾î¶»°Ô ÇØ¾ß ÇÏ´ÂÁö ¾Ë ¼ö ¾ø´Ù¸é ¾Æ¹«¸® ¿ÜÃĵµ ¸Þ¾Æ¸® ¾ø´Â °øÇãÇÑ ¿ï¸²ÀÌ µÉ °ÍÀÌ´Ù. °è¼ÓµÇ´Â Á÷¿øÀÇ À̵¿°ú »õ·Î¿î Á÷¿øµéÀ» ´ë»óÀ¸·Î Á¤±ÔÀûÀ¸·Î TrainingÀ» ¿î¿µÇÏ´Â °Í ¶ÇÇÑ Áß¿äÇÑ ¿ä¼ÒÀÌ´Ù.
Enforcement ½ÇÁ¦ Á¤Ã¥´ë·Î ½ÃÇàµÇ°í ÀÖ´ÂÁö ÈƷùÞÀº ´ë·Î ÇÏ·ç ¾÷¹«¿¡¼ ÀÌ·ç¾îÁö°í ÀÖ´ÂÁö¸¦ È®ÀÎÇÏ°í ¸íÈ®ÇÑ ÁöħÀ» ÁÖ´Â °ÍÀº ¾÷¹«´ã´çÀڷμ ´ë´ÜÇÑ Àγ»¿Í ÃßÁø·ÂÀÌ ¿ä±¸µÇÁö¸¸ °áÄÚ °£°úÇÒ ¼ö ¾ø´Â ºÎºÐÀÌ´Ù.
ÀÌ·± ³ë·ÂµéÀ» ÅëÇؼ È¿À²ÀûÀ¸·Î °ü¸®°¡ µÇ°í ÀÖ´Ù¸é,
³ª¹®¼ ¾¾°¡ 5³â µ¿¾È ¸¸µé¾ú´ø ±ÍÁßÇÑ ÀÚ·áµéÀº ¿ÜºÎâ°í¿¡¼ ½â¾î°¡´Â ´ë½Å ³ª¸ô¶ó ¾¾°¡ À¯¿ëÇÏ°Ô »ç¿ëÇÒ ¼ö ÀÖÀ» °ÍÀÌ°í, ¼Ò¼Û¿¡ ÈÖ¸»¸° A»ç´Â 10³â Àü ÀÚ·á ´öºÐ¿¡ À§±â¿¡¼ ¹þ¾î³¯ ¼ö ÀÖÀ» °ÍÀÌ´Ù.
<±Û: ÀÌÀºÈñ °úÀå BATÄÚ¸®¾Æ Security Record Management Assistant>
[¿ù°£ ½ÃÅ¥¸®Æ¼¿ùµå(info@boannews.com)]