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어느 순간부터 모바일 오피스 혹은 스마트 오피스라는 말을 주변에서 쉽게 들을 수 있다. 많은 대기업들이 모바일 오피스를 천명하고, 지하철에서도 모바일 오피스란 말을 들을 수 있으며, 심지어 국가기관에서도 모바일 오피스 구축사례를 자랑스레 발표하고 있다.
그렇다면 이 모바일 오피스는 무엇을 지칭할까? 쉽게 설명하면 모바일 오피스는 시간과 장소에 구애받지 않고 사무실 밖에서 회사 업무를 처리하는 시스템을 말한다. 출장이나 외근 등으로 인해 사무실 밖에서 근무하는 시간이 많은 직원들이 스마트폰 같은 이동통신 기기를 이용해 사내 컴퓨터 네트워크에 접속함으로서 외부에서 회사 업무를 처리하는 것을 의미한다. 무선 인터넷이 보편화되고 노트북, PDA, 휴대폰 등이 발달하면서 차츰 그 이름을 알렸지만 본격적으로 성장한 것은 스마트폰이 등장하면서부터다.
모바일 오피스의 등장으로 이동 중에도 실시간으로 회사 업무를 파악하고 처리함으로써 직원들의 업무 효율성을 높일 수 있게 되었다. 또, 재택근무나 현장자유 시간제, 현장업무마감 등 새로운 개념의 근무형태를 도입해 생산성 향상도 가능해졌고, 이동 시간과 출퇴근 시간, 사무실 공간 등에 필요한 경비를 절약하고 직원들의 스트레스 해소에도 도움이 되고 있다.
한화그룹과 코오롱 그룹 등 대기업은 물론 신한은행과 아산병원, 도시철도공사와 한나라당 등 다양한 분야에서 모바일 오피스를 사용하고 있다. 그렇다면 모바일 오피스를 도입한 회사는 어떻게 활용하고 있는지 구체적인 사례로 알아보자.
사례 1 현대중공업
스마트 오피스, 스마트 팩토리 시대를 열다
현대중공업 직원들은 얼마 전까지만 해도 현장을 돌아다니다가 도면을 확인하려면 수백 미터 이상 떨어진 설계부서를 찾아 다녀야 했다. 수백 장의 도면을 모두 들고 다닐 수도 없고 철제 구조물이 많은 현장의 특성상 일반 휴대폰은 지연과 단절 등 통화와 데이터 전송에 애를 먹었다. 하지만 지금은 문제가 생기면 그 자리에서 넷북을 펼쳐 도면을 전송받고 화상전화로 의견을 나누기도 한다.
현대중공업은 594만㎡(약 180만평)에 이르는 공간에서 4만 7천명이 일을 하고 있으며, 철제구조물이 많은 환경, 또한 광활한 작업장에서 현장의 데이터와 전산상의 데이터를 실시간 맞춰봐야 하고 사진이나 도면 등 대용량의 데이터를 무선으로 현장에서 송수신해야 하는 업무의 특성상 유무선 통신에 많은 어려움을 겪어왔다.
기존의 이동통신은 전송속도가 느리고, 사용요금이 많이 발생했으며, 공용 인터넷망을 사용하기 때문에 보안에 문제가 있었다. 또한 무선 랜은 보안성 우려와 이동성 지원이 안 되는 문제 때문에 도입하기가 어려웠다.
그러나 이제는 휴대용 무선단말기를 통해 음성과 영상, 데이터 등 작업정보를 실시간으로 직원들끼리 주고받을 수 있게 되어 실시간으로 도면 수정 혹은 전송 작업을 하거나 선박 블록 또는 자재 이동경로를 파악할 수 있고, 실시간 작업상황의 모니터링과 장비의 위치 추적, 야적장의 블록 구조물 배치관리 등이 가능해져 생산능력 향상 및 효율적인 물류, 품질관리가 가능해졌다.
이러한 일이 가능해진 것은 통신속도와 커버리지, 이동성, 보안성을 모두 충족시키는 와이브로 망을 구축했기 때문이다. 와이브로는 광활한 작업 현장에도 불구하고 음영지역이 없고, 이동 중 끊김 현상이 없으며, 대용량 데이터 전송이 가능하다. 또한, 최신 보안기술을 적용하며, 본사 통신망과 연결된 독자망을 구축하는 것이 가능했다. 특히, 각종 기술과 작업 정보가 오가는 만큼 사용자 인증, 데이터 전송 암호화, 도·감청 방지 등 보안기술 적용도 가능했다.
현대중공업은 작업반장들에게 와이브로 넷북을 지급하고 철제블록을 운반하는 트랜스포터에 와이브로 모니터를 설치했다. 또 작업현장 곳곳에 와이브로가 연결된 키오스크(무인단말기)를 설치했다.
와이브로 망은 생산 관리, 고객 지원, 시운전 등 다양한 분야에 적용되었으며, 조선소 내에 설치된 키오스크(무인단말기)와 넷북을 활용해 도면조회, ERP, 물류관리 시스템, 통합인증, 각종 문서작업 등이 가능하게 되었다.
사례 2 도시철도공사
5678지하철, 모바일 오피스로 안전운행 책임진다
도시철도공사와 KT는 WCDMA와 와이파이, 와이브로가 결합된 스마트폰으로 지하철 5678호선의 열차운행을 지원하는 각종 운용시설을 실시간으로 관리할 수 있는 유지관리 시스템(UTIMS : Urban Transit Infrastructure Maintenance System)을 구축해 지하철 안전운행에 기여할 수 있게 되었다.
이번에 구축된 유지관리 시스템(UTIMS)은 도시철도공사의 전산 시스템과 개인용 휴대기기를 결합시킨 모바일 업무지원 시스템으로 시간과 공간에 제약받지 않고 실시간으로 업무 수행은 물론 유지관리와 열차안전운행 확보, 고객서비스 만족도 제고를 가능하게 했다. 이를 위해 도시철도공사는 지하철 5678호선 148개 전 역사에 와이브로 망을 구축해 음성, 문자, 사진(동영상)을 이용한 점검보수 결과 입력, 고장신고, 접수, 지시 및 조회 등의 업무처리와 분석이 실시간으로 이뤄지도록 했다.
유지관리 시스템 구축 이전 도시철도공사에서는 열차운행을 지원하는 각종장비의 대부분을 현장에서 수동으로 점검한 후 결과를 사무실에 들어와 기록하고 분석함으로써 업무의 연속성 및 효율성, 즉각적 대응이 떨어지는 단점을 가지고 있었다. 하지만 유지관리 시스템을 구축하면서 도시철도는 이런 문제를 한 번에 해결할 수 있게 되었다.
직원들은 역사 내부시설을 점검하다가 자동발매기와 스크린도어 등의 고장을 발견하면 즉시 스마트폰에 고장사실을 입력한다. 기계마다 바코드가 붙어있어 어느 기계가 고장 났는지도 간편하게 입력 가능하다. 입력된 정보는 통제센터로 전송되고 통제센터는 현장에서 가장 가까이 있는 수리직원에게 작업을 전화나 SMS로 지시할 수 있다. 수리 종료 시에도 스마트폰으로 간단히 보고한다. 이에 따라 사무실과 현장을 오고 가는 시간이 줄어들고 작업의 효율성과 편리성이 크게 높아졌다.
특히, 도시철도공사의 직원이라면 장비에 대해 잘 몰라도 누구든지 시설물 고장을 발견하는 즉시 정보 파악 후 신고가 가능해 한발 빠른 대응이 가능한 것이 큰 장점이다. 또한 직원들끼리 통화시 한꺼번에 20명까지 지정하여 그룹통화를 할 수 있으며(일제지령 서비스), 비상시 통화중인 직원의 전화를 강제 종료한 뒤 먼저 통화할 수 있는 비상통화 기능(긴급통화 서비스)도 들어있어 각종 위기상황에 유연하고 빠른 대응이 가능해졌다. 도시철도공사는 향후 인사, 총무, 회계 등 일반 업무처리도 모바일로 구현할 예정이다.
<자료제공 : KT(www.kt.com)>
[월간 시큐리티월드 통권 제161호(info@boannews.com)]
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[2024-05-17] 
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