회의 잠금 등 참가자 활동 제어하는 다양한 보안 기능 및 대기실 기능 활성화로 안전한 회의 운영
[보안뉴스 이상우 기자] 줌 비디오 커뮤니케이션(이하 줌)이 회의중단 및 방해를 사전에 방지할 수 있는 보안 기능과 활용법을 공유했다. 회의 진행은 물론 참가자 활동을 제어하는 여러 보안 기능, 대기실 활용 방법에 이르기까지 다양한 기능과 활용 팁을 통해 회의 호스트와 참가자 간 소통 및 협업을 증진하면서도 안전한 회의 운영을 돕는 방법을 확인할 수 있다.
회의실 링크 등 회의 관련 정보가 외부에 노출되면 회의중단 및 방해가 발생할 가능성이 높아진다. 일부 사용자의 부주의로 비공개 회의 링크, 가상 회의실 정보가 소셜미디어에 게시 및 공유되면서 초대되지 않은 외부인이 회의 정보를 얻게 되는 것이다. 하지만 회의 호스트가 회의 환경에 맞춰 적절한 보안 기능을 활용하면 회의중단 및 방해 상황에 선제적으로 대응하고 보다 안전하게 회의를 운영할 수 있다.
먼저, 회의 목적에 맞는 줌 솔루션을 사용하면 좋다. 줌을 통해 모르는 이들과 가상 이벤트를 진행하는 용도라면 일반적인 줌 회의(Zoom Meetings)가 아닌 온라인 컨퍼런스 등 디지털 이벤트에 적합한 줌 비디오 웨비나(Zoom Video Webinars) 또는 줌 이벤트(Zoom Events)를 사용하는 것이 이벤트 운영은 물론 관리측면에서도 더욱 효과적이다.
또 상대방에게 회의 접속 링크, 패스코드 등 회의 정보를 공유할 때 개인 회의 ID(Personal Meeting ID, 이하 PMI)까지 전달하게 되면 지정된 시간에 회의가 종료된 이후에도 외부인이 개인 가상공간을 침해할 수 있게 되므로 부득이한 경우가 아니라면 PMI 사용을 자제해야 한다.
화면 공유 권한을 제어하는 것도 매우 중요하다. 공개된 세션에서 임의의 사용자가 회의 중 화면을 제어하고 원치 않는 콘텐츠를 참가자들과 공유할 수 없도록 ‘고급 공유 옵션’에서 오로지 회의 호스트만 화면을 공유하도록 설정할 수 있다. 회의 참가자의 화면 공유 권한을 비활성화하면 화이트보드 설정도 자동으로 비활성화된다. 줌 회의 화면 하단에 배치한 보안 아이콘을 사용해 공유 권한을 변경하거나 줌 설정에서 공유 권한의 기본값을 변경할 수 있다.
참가자 활동 제어하는 보안 기능으로 안전한 회의 운영 보장
△로그인한 사용자의 참여만 허용: 초대받은 이메일을 통해 줌에 로그인하지 않은 사용자가 회의 참여를 시도하는 경우, 해당 참가자에게 ‘이 회의는 인증된 참가자만 입장할 수 있습니다’라는 메시지가 표시된다. 이 기능은 참가자 목록을 관리하고 학교의 다른 학생이나 직장 동료만 초대하고 싶을 때 유용하다.
△회의 잠금: 줌 회의를 잠그면 회의 ID와 암호가 있더라도 새로운 참가자는 회의에 입장할 수 없게 된다. 줌 화면 하단에 배치된 보안 아이콘을 클릭해 해당 기능을 활성화할 수 있다.
△회의 암호 요구: 회의 개설 시 무작위 회의 ID를 생성하고 회의 입장 시 암호를 입력하도록 요구할 수 있다. 회의 호스트는 이러한 회의 관련 세부 사항을 참가자와 공유할 수 있다.
△참가자 제거: 보안 아이콘 또는 참가자 패널을 사용해 부적합한 참가자를 퇴장시킬 수 있다. ‘참가자 제거(Remove a participant)’를 비롯해 여러 옵션이 나타난다. 퇴장된 참가자는 회의 설정에서 제거된 참가자의 참여 허용이 활성화되기 전까지 해당 회의에 다시 참여할 수 없다.
△비디오 비활성화: 회의 호스트는 참가자의 비디오를 끌 수 있다. 이를 통해 호스트는 화면에 나타나는 회의에 방해되는 불쾌한 행동을 막을 수 있다.
△참가자 음소거: 호스트는 참가자 개인 또는 일괄적으로 참가자 모두 음소거/음소거 해제할 수 있다.
△참가자 행동 멈추기: 호스트와 공동 호스트는 회의를 일시 중단시키고 회의 진행을 방해하는 참가자를 퇴장시킬 수 있다. 보안 아이콘에서 ‘참가자 행동 멈추기(Suspend participant activities)’를 누르면 일시적으로 전체 비디오, 오디오, 회의 내 채팅, 주석 달기, 화면 공유, 녹화, 소회의실 기능을 일시적으로 중단할 수 있다. 각각의 기능을 재활성화해 회의를 재개할 수 있다.
△파일 전송 비활성화: 파일 전송 기능을 사용하면 참가자가 회의 중 채팅에서 다른 참가자와 파일을 공유할 수 있다. 해당 기능을 해제해 회의 중 불필요한 사진, GIF, 밈(meme)을 비롯한 콘텐츠 공유로 회의 진행을 방해하지 않도록 설정할 수 있다.
△주석 달기 비활성화: 회의 호스트와 참가자가 화면을 공유하는 동안 주석 기능을 이용해 함께 필기하거나 콘텐츠 위에 표시할 수 있다. 환경설정에서 주석 달기 기능을 비활성화해 참가자들이 공유된 화면에 필기하는 것을 방지할 수 있다.
△비공개 채팅 비활성화: 회의 내 채팅으로 참가자는 개인 또는 전체 그룹과 메시지를 주고받을 수 있다. 참가자 기능을 제한해 회의 중 서로 대화를 나누지 못하도록 설정해 회의의 집중도를 높일 수 있다. 화면 하단에 ‘채팅’을 클릭해 나타나는 채팅 창 하단의 점 3개를 클릭하면 회의 중 대화할 수 있는 대상의 범위를 제어할 수 있다.
△사용자 신고: 호스트는 회의 참가자를 줌의 신뢰&안전(Trust & Safety) 팀에 신고할 수 있다. 신고가 접수되면 신뢰&안전(Trust & Safety)팀에서 플랫폼의 오용 가능성을 검토해 필요한 조치를 취하게 된다. 보안 아이콘 또는 화면 왼쪽 상단의 보안 뱃지를 클릭해 사용자를 신고할 수 있으며, 필요 시 스크린샷이나 다른 문서도 첨부할 수 있다.
대기실 기능으로 회의 시작 전부터 외부인 참여 제한
회의 중 참가자의 활동을 제어하는 기능 외에도 회의 시작 전부터 초대한 참가자만 줌 회의에 입장시킬 수 있는 대기실 기능도 안전한 회의 운영을 돕는다. 해당 기능을 사용하면 회의 호스트가 회의 준비를 마칠 때까지 참가자의 입장을 제한할 수 있을 뿐만 아니라, 필요에 따라 대기실을 사용자 정의할 수 있다. 일례로, 참가자가 대기실에 입장해 바로 볼 수 있는 개별 메시지로 회의 또는 행사에 관한 안내사항을 게시할 수 있다.
대기실은 초대되지 않은 사용자가 줌 세션에 참여하지 못하도록 차단하는 데 가장 효과적인 방법이다. 설정에서 '참가자가 호스트보다 먼저 참가 허용’을 비활성화하면 회의 시작 전까지 모든 참가자를 대기실에 배치할 수 있다.
[이상우 기자(boan@boannews.com)]
[보안뉴스 이상우 기자] 줌 비디오 커뮤니케이션(이하 줌)이 회의중단 및 방해를 사전에 방지할 수 있는 보안 기능과 활용법을 공유했다. 회의 진행은 물론 참가자 활동을 제어하는 여러 보안 기능, 대기실 활용 방법에 이르기까지 다양한 기능과 활용 팁을 통해 회의 호스트와 참가자 간 소통 및 협업을 증진하면서도 안전한 회의 운영을 돕는 방법을 확인할 수 있다.
[이미지=줌]
회의실 링크 등 회의 관련 정보가 외부에 노출되면 회의중단 및 방해가 발생할 가능성이 높아진다. 일부 사용자의 부주의로 비공개 회의 링크, 가상 회의실 정보가 소셜미디어에 게시 및 공유되면서 초대되지 않은 외부인이 회의 정보를 얻게 되는 것이다. 하지만 회의 호스트가 회의 환경에 맞춰 적절한 보안 기능을 활용하면 회의중단 및 방해 상황에 선제적으로 대응하고 보다 안전하게 회의를 운영할 수 있다.
먼저, 회의 목적에 맞는 줌 솔루션을 사용하면 좋다. 줌을 통해 모르는 이들과 가상 이벤트를 진행하는 용도라면 일반적인 줌 회의(Zoom Meetings)가 아닌 온라인 컨퍼런스 등 디지털 이벤트에 적합한 줌 비디오 웨비나(Zoom Video Webinars) 또는 줌 이벤트(Zoom Events)를 사용하는 것이 이벤트 운영은 물론 관리측면에서도 더욱 효과적이다.
또 상대방에게 회의 접속 링크, 패스코드 등 회의 정보를 공유할 때 개인 회의 ID(Personal Meeting ID, 이하 PMI)까지 전달하게 되면 지정된 시간에 회의가 종료된 이후에도 외부인이 개인 가상공간을 침해할 수 있게 되므로 부득이한 경우가 아니라면 PMI 사용을 자제해야 한다.
화면 공유 권한을 제어하는 것도 매우 중요하다. 공개된 세션에서 임의의 사용자가 회의 중 화면을 제어하고 원치 않는 콘텐츠를 참가자들과 공유할 수 없도록 ‘고급 공유 옵션’에서 오로지 회의 호스트만 화면을 공유하도록 설정할 수 있다. 회의 참가자의 화면 공유 권한을 비활성화하면 화이트보드 설정도 자동으로 비활성화된다. 줌 회의 화면 하단에 배치한 보안 아이콘을 사용해 공유 권한을 변경하거나 줌 설정에서 공유 권한의 기본값을 변경할 수 있다.
참가자 활동 제어하는 보안 기능으로 안전한 회의 운영 보장
△로그인한 사용자의 참여만 허용: 초대받은 이메일을 통해 줌에 로그인하지 않은 사용자가 회의 참여를 시도하는 경우, 해당 참가자에게 ‘이 회의는 인증된 참가자만 입장할 수 있습니다’라는 메시지가 표시된다. 이 기능은 참가자 목록을 관리하고 학교의 다른 학생이나 직장 동료만 초대하고 싶을 때 유용하다.
△회의 잠금: 줌 회의를 잠그면 회의 ID와 암호가 있더라도 새로운 참가자는 회의에 입장할 수 없게 된다. 줌 화면 하단에 배치된 보안 아이콘을 클릭해 해당 기능을 활성화할 수 있다.
△회의 암호 요구: 회의 개설 시 무작위 회의 ID를 생성하고 회의 입장 시 암호를 입력하도록 요구할 수 있다. 회의 호스트는 이러한 회의 관련 세부 사항을 참가자와 공유할 수 있다.
△참가자 제거: 보안 아이콘 또는 참가자 패널을 사용해 부적합한 참가자를 퇴장시킬 수 있다. ‘참가자 제거(Remove a participant)’를 비롯해 여러 옵션이 나타난다. 퇴장된 참가자는 회의 설정에서 제거된 참가자의 참여 허용이 활성화되기 전까지 해당 회의에 다시 참여할 수 없다.
△비디오 비활성화: 회의 호스트는 참가자의 비디오를 끌 수 있다. 이를 통해 호스트는 화면에 나타나는 회의에 방해되는 불쾌한 행동을 막을 수 있다.
△참가자 음소거: 호스트는 참가자 개인 또는 일괄적으로 참가자 모두 음소거/음소거 해제할 수 있다.
△참가자 행동 멈추기: 호스트와 공동 호스트는 회의를 일시 중단시키고 회의 진행을 방해하는 참가자를 퇴장시킬 수 있다. 보안 아이콘에서 ‘참가자 행동 멈추기(Suspend participant activities)’를 누르면 일시적으로 전체 비디오, 오디오, 회의 내 채팅, 주석 달기, 화면 공유, 녹화, 소회의실 기능을 일시적으로 중단할 수 있다. 각각의 기능을 재활성화해 회의를 재개할 수 있다.
△파일 전송 비활성화: 파일 전송 기능을 사용하면 참가자가 회의 중 채팅에서 다른 참가자와 파일을 공유할 수 있다. 해당 기능을 해제해 회의 중 불필요한 사진, GIF, 밈(meme)을 비롯한 콘텐츠 공유로 회의 진행을 방해하지 않도록 설정할 수 있다.
△주석 달기 비활성화: 회의 호스트와 참가자가 화면을 공유하는 동안 주석 기능을 이용해 함께 필기하거나 콘텐츠 위에 표시할 수 있다. 환경설정에서 주석 달기 기능을 비활성화해 참가자들이 공유된 화면에 필기하는 것을 방지할 수 있다.
△비공개 채팅 비활성화: 회의 내 채팅으로 참가자는 개인 또는 전체 그룹과 메시지를 주고받을 수 있다. 참가자 기능을 제한해 회의 중 서로 대화를 나누지 못하도록 설정해 회의의 집중도를 높일 수 있다. 화면 하단에 ‘채팅’을 클릭해 나타나는 채팅 창 하단의 점 3개를 클릭하면 회의 중 대화할 수 있는 대상의 범위를 제어할 수 있다.
△사용자 신고: 호스트는 회의 참가자를 줌의 신뢰&안전(Trust & Safety) 팀에 신고할 수 있다. 신고가 접수되면 신뢰&안전(Trust & Safety)팀에서 플랫폼의 오용 가능성을 검토해 필요한 조치를 취하게 된다. 보안 아이콘 또는 화면 왼쪽 상단의 보안 뱃지를 클릭해 사용자를 신고할 수 있으며, 필요 시 스크린샷이나 다른 문서도 첨부할 수 있다.
대기실 기능으로 회의 시작 전부터 외부인 참여 제한
회의 중 참가자의 활동을 제어하는 기능 외에도 회의 시작 전부터 초대한 참가자만 줌 회의에 입장시킬 수 있는 대기실 기능도 안전한 회의 운영을 돕는다. 해당 기능을 사용하면 회의 호스트가 회의 준비를 마칠 때까지 참가자의 입장을 제한할 수 있을 뿐만 아니라, 필요에 따라 대기실을 사용자 정의할 수 있다. 일례로, 참가자가 대기실에 입장해 바로 볼 수 있는 개별 메시지로 회의 또는 행사에 관한 안내사항을 게시할 수 있다.
대기실은 초대되지 않은 사용자가 줌 세션에 참여하지 못하도록 차단하는 데 가장 효과적인 방법이다. 설정에서 '참가자가 호스트보다 먼저 참가 허용’을 비활성화하면 회의 시작 전까지 모든 참가자를 대기실에 배치할 수 있다.
[이상우 기자(boan@boannews.com)]
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