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중요한 요소가 하나 부재한 상황일 때도 사업과 서비스는 계속 진행되어야
직무에 대한 문서화와 직원들 간 교차 훈련이 사업 지속시키기 위한 밑거름
[보안뉴스 문가용 기자] 사업 연속성을 계획한다는 건 무슨 뜻일까? 기술 요소, 생산 도구 혹은 담당자가 갑자기 사라졌을 때, 서비스 제공이나 생산에 차질이 없도록 하기 위해 대비책을 강구한다는 것이다.
코로나 사태로 많은 직원들을 회사 밖으로 보내야 했을 때 사업 연속성에 중대한 위기가 있었을 것이다. 하지만 대부분 잘 적응을 한 것으로 보인다. 그렇다고 ‘우리의 사업 연속성은 문제 없어’라고 결론을 내리기에는 이르다. 코로나가 아니더라도 사업 중단 및 차질의 위기는 늘 존재할 것이기 때문이다.
일반적으로 담당자가 갑자기 자리를 비우는 상황의 대비책은 ‘업무의 문서화’와 ‘교차 훈련’으로 대표된다. 자리를 비우기 직전까지 어떤 업무를 어떤 과정으로 진행했으며, 어느 선까지 완료했고 완료 못했는지 누가 봐도 쉽게 파악할 수 있어야 하며, 파악한 후 곧바로 그 일을 이어서 진행할 수 있어야 하기 때문이다.
하지만 대부분의 조직에서는 이게 잘 이뤄지지 않는다. 적당히 되겠지, 저 사람이면 할 줄 알겠지, 같은 팀이니까 다 파악하고 있겠지, 이런 식으로 넘어간다. 모든 게 정상인 상황에서는 이렇게 넘어가도 되는데, 갑자기 비상 사태가 시작되면 적당히도 되지 않고, 믿었던 사람이 아무 것도 할 줄 모르며, 같은 팀이라도 서로의 업무에 대해 아무 것도 모르고 있었다는 게 드러난다.
그렇다고 갑자기 교차 훈련과 문서화를 시작하기는 힘들다. 제일 먼저는 업무의 중요도를 구분하고, 담당자의 수를 집계하는 게 중요하다. 그래서 중요한 업무인데, 담당자가 한 사람밖에 없는 것부터 ‘교차 훈련’의 대상으로 삼아야 한다. 그 한 사람이 빠졌을 때 피해를 최소화 하기 위해 ‘백업’ 자원을 마련하는 것이다. 어떠한 사정으로 인해 교차 훈련이 불가능한 상황이라면, 해당 담당자가 자신의 임무와 역할, 수행 과정에 대해 꼼꼼하게 문서화 하도록 시스템을 마련해야 한다. 자동화 시스템을 곁들이는 게 효과적이다.
또 하나 고려해야 할 것은 규정과 계약, 법적으로 묶여 있는 서비스 내용이다. 어지간한 위기 상황이라도 반드시 이행해야 할 것들이 있을 것이고, 이는 기업이 짊어져야 하는 리스크를 가중시킨다. 이는 또한 ‘반대로 우리 조직이 파트너사나 유관 기관으로부터 반드시 받아야 할 서비스’가 무엇인지 파악하는 것도 포함한다. 한 발 더 나아가 잠재적 파트너사의 사업 연속성 계획을 들어본 후에 계약 체결을 하는 것도 현명한 일이 될 것이다.
필자는 오랜 경험을 통해 업무의 꼼꼼한 문서화가 얼마나 어려운 일인지 잘 알고 있다. 어쩌면 사회 생활을 하면서 가장 어려웠던 목표였던 것도 같다. 하지만 현재 진행 중인 팬데믹 사태를 보건데, 그리고 앞으로 다가올 세상이 악화되면 악화됐지 더 좋아질 가능성이 희박한 가운데, “어려워서” 문서화 작업을 미루는 건 어리석은 것이다. 지금부터라도 각 직무와 직책별 매뉴얼을 만들어 누구 한 사람 갑작스럽게 출근을 하지 못한 상황이 되더라도 아무런 이상이 없을 수 있도록 준비해야 한다. 그것이 지금 시대의 ‘위기 관리’다.
조직 내에서 어떤 사람이 어떤 기능을 담당하고 있으며, 어떤 방식으로 연락을 취할 수 있는지 미리 전파하는 것도 중요하다. 즉 비상연락망 체제를 꼼꼼하게 갖춰야 한다는 것이다. A라는 상황이 터졌을 때, 가장 신뢰할 만한 결정을 할 수 있는 사람이 누구인가? B라는 상황에서는 누구를 찾아야 하나? C는? 이를 파악해 모든 사람이 그 사람에게 연락을 할 수 있게 해야 한다. 경우에 따라서 외부인이 될 수도 있다.
하지만 긴급 상황에 따라 전화가 불가능할 수도 있다. 그러니 최대한 많은 통신 수단을 마련해야 한다. 이러한 작업은 평상 시 원격 근무 팀을 관리하는 데에도 유용할 수 있다. 각종 협업 툴이나 메신저 애플리케이션 등 일반 근무 시 필요한 도구들이 비상 시 통신 수단으로서 활용될 가능성도 있기 때문이다. 원격 근무자들과의 원활한 소통을 좀 더 치열하게 고민한다면, 비상 연락망이 더 탄탄해진다.
비상 연락망이 잘 갖춰졌다고 해서 교차 훈련을 간과해도 되는 건 아니다. 어떻게 해서든 시간을 내서 직원들 간 교차 훈련을 실시하는 것이 이제는 미래 위기 대응에 반드시 포함되어야 한다. 의도치 않게 재택 근무자들이 대량으로 발생한 지금 상황이, 이러한 모든 것들을 시험해볼 좋은 기회다. 적극 활용하자.
글 : 스티브 윈터펠트(Steve Winterfeld), Akamai
Copyrighted 2015. UBM-Tech. 117153:0515BC
[국제부 문가용 기자(globoan@boannews.com)]
직무에 대한 문서화와 직원들 간 교차 훈련이 사업 지속시키기 위한 밑거름
[보안뉴스 문가용 기자] 사업 연속성을 계획한다는 건 무슨 뜻일까? 기술 요소, 생산 도구 혹은 담당자가 갑자기 사라졌을 때, 서비스 제공이나 생산에 차질이 없도록 하기 위해 대비책을 강구한다는 것이다.
[이미지 = iclickart]
코로나 사태로 많은 직원들을 회사 밖으로 보내야 했을 때 사업 연속성에 중대한 위기가 있었을 것이다. 하지만 대부분 잘 적응을 한 것으로 보인다. 그렇다고 ‘우리의 사업 연속성은 문제 없어’라고 결론을 내리기에는 이르다. 코로나가 아니더라도 사업 중단 및 차질의 위기는 늘 존재할 것이기 때문이다.
일반적으로 담당자가 갑자기 자리를 비우는 상황의 대비책은 ‘업무의 문서화’와 ‘교차 훈련’으로 대표된다. 자리를 비우기 직전까지 어떤 업무를 어떤 과정으로 진행했으며, 어느 선까지 완료했고 완료 못했는지 누가 봐도 쉽게 파악할 수 있어야 하며, 파악한 후 곧바로 그 일을 이어서 진행할 수 있어야 하기 때문이다.
하지만 대부분의 조직에서는 이게 잘 이뤄지지 않는다. 적당히 되겠지, 저 사람이면 할 줄 알겠지, 같은 팀이니까 다 파악하고 있겠지, 이런 식으로 넘어간다. 모든 게 정상인 상황에서는 이렇게 넘어가도 되는데, 갑자기 비상 사태가 시작되면 적당히도 되지 않고, 믿었던 사람이 아무 것도 할 줄 모르며, 같은 팀이라도 서로의 업무에 대해 아무 것도 모르고 있었다는 게 드러난다.
그렇다고 갑자기 교차 훈련과 문서화를 시작하기는 힘들다. 제일 먼저는 업무의 중요도를 구분하고, 담당자의 수를 집계하는 게 중요하다. 그래서 중요한 업무인데, 담당자가 한 사람밖에 없는 것부터 ‘교차 훈련’의 대상으로 삼아야 한다. 그 한 사람이 빠졌을 때 피해를 최소화 하기 위해 ‘백업’ 자원을 마련하는 것이다. 어떠한 사정으로 인해 교차 훈련이 불가능한 상황이라면, 해당 담당자가 자신의 임무와 역할, 수행 과정에 대해 꼼꼼하게 문서화 하도록 시스템을 마련해야 한다. 자동화 시스템을 곁들이는 게 효과적이다.
또 하나 고려해야 할 것은 규정과 계약, 법적으로 묶여 있는 서비스 내용이다. 어지간한 위기 상황이라도 반드시 이행해야 할 것들이 있을 것이고, 이는 기업이 짊어져야 하는 리스크를 가중시킨다. 이는 또한 ‘반대로 우리 조직이 파트너사나 유관 기관으로부터 반드시 받아야 할 서비스’가 무엇인지 파악하는 것도 포함한다. 한 발 더 나아가 잠재적 파트너사의 사업 연속성 계획을 들어본 후에 계약 체결을 하는 것도 현명한 일이 될 것이다.
필자는 오랜 경험을 통해 업무의 꼼꼼한 문서화가 얼마나 어려운 일인지 잘 알고 있다. 어쩌면 사회 생활을 하면서 가장 어려웠던 목표였던 것도 같다. 하지만 현재 진행 중인 팬데믹 사태를 보건데, 그리고 앞으로 다가올 세상이 악화되면 악화됐지 더 좋아질 가능성이 희박한 가운데, “어려워서” 문서화 작업을 미루는 건 어리석은 것이다. 지금부터라도 각 직무와 직책별 매뉴얼을 만들어 누구 한 사람 갑작스럽게 출근을 하지 못한 상황이 되더라도 아무런 이상이 없을 수 있도록 준비해야 한다. 그것이 지금 시대의 ‘위기 관리’다.
조직 내에서 어떤 사람이 어떤 기능을 담당하고 있으며, 어떤 방식으로 연락을 취할 수 있는지 미리 전파하는 것도 중요하다. 즉 비상연락망 체제를 꼼꼼하게 갖춰야 한다는 것이다. A라는 상황이 터졌을 때, 가장 신뢰할 만한 결정을 할 수 있는 사람이 누구인가? B라는 상황에서는 누구를 찾아야 하나? C는? 이를 파악해 모든 사람이 그 사람에게 연락을 할 수 있게 해야 한다. 경우에 따라서 외부인이 될 수도 있다.
하지만 긴급 상황에 따라 전화가 불가능할 수도 있다. 그러니 최대한 많은 통신 수단을 마련해야 한다. 이러한 작업은 평상 시 원격 근무 팀을 관리하는 데에도 유용할 수 있다. 각종 협업 툴이나 메신저 애플리케이션 등 일반 근무 시 필요한 도구들이 비상 시 통신 수단으로서 활용될 가능성도 있기 때문이다. 원격 근무자들과의 원활한 소통을 좀 더 치열하게 고민한다면, 비상 연락망이 더 탄탄해진다.
비상 연락망이 잘 갖춰졌다고 해서 교차 훈련을 간과해도 되는 건 아니다. 어떻게 해서든 시간을 내서 직원들 간 교차 훈련을 실시하는 것이 이제는 미래 위기 대응에 반드시 포함되어야 한다. 의도치 않게 재택 근무자들이 대량으로 발생한 지금 상황이, 이러한 모든 것들을 시험해볼 좋은 기회다. 적극 활용하자.
글 : 스티브 윈터펠트(Steve Winterfeld), Akamai
Copyrighted 2015. UBM-Tech. 117153:0515BC
[국제부 문가용 기자(globoan@boannews.com)]
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