삼성그룹, 보안강화 위한 정리지침 제공
지식정보의 양이 많아질수록, 정리정돈의 주기도 빨라져야 한다. 생산 현장에서 매일매일의 정리정돈이 생산성을 좌우하는 것처럼 컴퓨터와 문서 자료도 수시로 정리정돈이 필요하다. 특히 잊지 말아야 할 것은 보안 의식이다.
정리정돈을 습관화해 컴퓨터와 노트북 관리가 철저해지고 책상 위 문서정리 수준을 높이는 것만으로도 회사의 보안 수준은 45% 이상 높아진다. 통계에 따르면 직장인들은 근무 중 1년에 한 달의 시간을 필요한 문서를 찾기 위해 소비한다. 삼성그룹은 최근 보안에 대한 직원들의 의식수준을 높이기 위해 ‘노웨어(Know-where) 제고를 위한 오늘 1시간’이라는 지침을 제공해 눈길을 끌고 있다.
1. 2008년 새해의 경쟁력 제고는 정리정돈부터
책상 위에 널려 있는 서류는 물론 컴퓨터 속에 저장돼 있는 수많은 자료들도 정리되지 않으면 아무 쓸모가 없다. 통계를 보면 직장인들은 하루에 평균 190여 개의 정보를 입수하고 필요한 서류를 찾기 위해서는 1년에 150시간을 소비한다고 한다. 이를 노동시간에 대비해 보면 1년 중 한 달의 시간을 쓸모없는 일에 낭비하고 있는 것이다.
미국의 제34대 대통령인 아이젠하워는 책상을 4등분한 다음 ‘버려야 할 것’ ‘다른 사람의 도움을 받아야 할 것’ ‘지금 해야 할 일’ ‘기타’ 등으로 구분해 문서들을 보관했다. 이 정리의 원칙은 지금도 가장 효과적인 방법으로 평가되고 있다. 가장 어려운 것은 역시 ‘버려야 할 것’. 과감한 결단력이 필요한 부분이다.
지식정보의 주기가 날로 짧아지는 현재와 같은 상황에서는 무엇이든 해를 넘긴 정보는 과감하게 버리는 게 좋다. 또 다른 사람에게 전달해 줌으로써 해결될 것들은 모두 ‘다른 사람의 도움을 받아야 할 것’으로 옮긴다. ‘지금 해야 할 일’은 그야말로 당장 실행에 옮겨야 할 것들을 모아둔다. ‘기타’는 앞의 세 가지 분류에 포함되지 않은 것들을 뜻한다. 이 정리 방식은 단순한 문서 정리만이 아니라 업무의 효율성 제고에도 놀라운 효과가 있다.
컴퓨터의 자료 정리는 이보다 더 복잡하다. 몇 개월만 지나도 가치가 없어지는 컴퓨터의 자료를 수시로 정리해 두지 않고 단지 축적만 해 두면 그 자료의 가치는 급격히 떨어진다. 급한 계획 수립에 필요한 자료를 찾느라 정작 보고서 작성이 늦어져 곤란을 겪는 일은 직장인이라면 누구나 갖고 있는 경험일 터. 컴퓨터 자료 정리의 중요한 포인트는 폴더를 활용하는 것이다.
보관하기 위한 파일들을 정리하기 위한 폴더를 만들고, 폴더명은 해당되는 업무와 자료의 내용의 키워드를 결합시켜 한눈에 알아볼 수 있는 것으로 정한다. 알파벳 순이나 가나다 순 등의 무의미한 폴더명은 아무런 도움도 되지 않는다. 다소 길어져도 상관없다. 필요할 때 한눈에 알아볼 수 있도록 키워드와 관련 업무의 상관 관계가 잘 드러나는 것이 가장 중요하다. 이렇게 정리한 파일들도 1년에 한 번씩은 새로 점검해서 계속 보관할 것인지를 결정하고, 계속 보관할 경우에는 1년이라는 달라진 시점에 맞춰 폴더명도 새로 정하는 것이 좋다.
웹 정보를 활용하는 데도 요령이 필요하다. 이제 개인화 사이트를 활용해 정보의 부가가치를 높여 보자. 개인화 사이트는 자신의 업무 패턴에 맞춰 알맞게 설정된 콘텐츠들을 ‘한곳’에서 볼 수 있을 뿐 아니라, 필요한 기능과 정보로 한번에 접근할 수 있어 시간의 낭비를 줄여 준다. 또 필요한 자료 파일들도 키워드형 폴더에 따라 구분, 저장해 둘 수 있어 효율성을 높일 수 있다. 위자드닷컴, 마이네이트, 구글, 마이야후 등 여러 개인화 사이트 가 직장인들의 호응을 얻고 있다.
2. 정리정돈으로 보안의 제왕이 되자
정보화 사회에서 보안의 중요성은 누구나 공감하는 부분. 그렇다고 해서 매번 거창한 보안의식을 들먹일 필요는 없다. 구성원들의 성실한 정리정돈만으로도 회사의 보안 수준은 45% 이상 높아지기 때문이다. 개인 컴퓨터 및 노트북 관리는 잠금장치를 통해 철저히 관리하고, 퇴근할 때에는 개인 노트북을 책상 서랍에 보관한 후 열쇠 잠금장치를 하도록 한다.
또 문서의 프린트화를 최소화하고 프린트한 문서는 업무가 끝난 후엔 반드시 정리 파일에 정리한 후 역시 잠금장치가 있는 보관함에 보관한다. 외출 혹은 퇴근시 마지막으로 사무실을 나가는 사람은 개인 컴퓨터는 물론 팀 공용으로 사용하는 프린터나 주변 기기들의 전원을 점검한다.
3. 정리의 첫 걸음은 ‘지금 바로 한다!’
‘정리의 기술’의 저자 사카토 켄지는 정리의 기본 원칙은 ‘지금 바로 한다!’가 정리의 첫 걸음이라고 조언한다. 즉 정리를 잘 하지 못하는 사람들은 한꺼번에 모두 하려고 하기 때문에 잘 되지 않는다는 것이다. 하루 일과 속에 ‘정리’라고 하는 작업을 반드시 넣어 두고 책상 위에서부터 쇼핑한 물건에 이르기까지 매일매일 주변을 정리하는 습관을 들여야 한다는 것이다.
필요 없는 물건을 시야에서 치워 버리는 습관을 들이는 것도 중요하다. 수납의 제일 원칙은 ‘꺼내서 사용할 때’ 즉 활용도를 생각하는 것이다. 활용도가 60% 미만일 경우 과감히 버린다. 잡지의 경우, 다 보고 난 후에는 꼭 필요한 정보만 스크랩하고 역시 폐휴지함으로 직행시킨다.
책이나 자료는 반드시 세로로 세워서 수납하고 문서 보관함은 반드시 내용물을 볼 수 있는 투명 케이스를 사용한다. 전표나 영수증은 날짜별로 정리하고 자질구레한 소품은 지퍼가 달린 비닐봉지에 보관한다. 또 사무실 책상 위에는 필요한 메모들을 그때그때 붙여 놓을 수 있는 코르크 판을 배치한다.
근무 중 노트나 메모 용지에 메모를 하는 경우가 많은데 메모의 가치는 그것이 데이터베이스화할 때 비로소 살아난다는 것을 명심할 것. 책상 위에 배치한 코르크 판을 몇 개의 테마로 분류해 구획을 나눈 후 메모를 그때그때 해당되는 테마에 분류해 붙여 놓는다. 일주일에 한 번은 붙여 놓았던 메모 용지들을 모아 테마별로 데이터베이스화하는 작업을 시행한다. 써놓았던 메모를 다시 읽고 정리하는 것만으로도 새로운 아이디어가 샘솟는 것을 느끼게 될 것이다.
[배군득 기자(boan3@boannews.com)]
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[2024-10-06] 
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