영업비밀 관리서식, 어떻게 만들고 활용해야 할까?
서식보다 중요한 건 회사 구성원의 이해와 공감대
[보안뉴스 원병철 기자] 영업비밀 보호에 있어 가장 중요한 것 중 하나가 바로 영업비밀 보호의 중요성에 대해 알리고, 그 방법을 직원에게 확실히 주지시키고 있느냐는 것이다. 이를 위해 많은 회사들은 ‘영업비밀 관리서식’을 만들어 관리하고 있지만, 대부분 온라인이나 지인을 통해 입수한 서식을 그대로 쓰고 있다. 하지만 자사에 맞지 않은 내용이나 두루뭉술한 표현으로 작성된 영업비밀 관리서식은 법정에서 전혀 인정받지 못한다고 전문가들은 말한다.
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이러한 가운데 28일 열린 ‘2016 산업보안 국제 컨퍼런스’에서 법무법인 다래의 최재혁 기술경영팀장은 “보통 중소기업들은 인터넷에 올라와 있는 서식을 그대로 사용하고 있어 우리가 영업비밀보호센터와 함께 약 200여 개의 서식을 구해 자세하게 분석한 후 표준서식을 만들었다”면서 독자적인 서식을 만들 자신이 없는 중소기업들은 영업비밀보호센터 홈페이지에 올라와 있는 표준서식을 이용할 것을 권장했다. “기업의 영업비밀 보호와 관련해 컨설팅을 다니다보면, 영업비밀 관리 서식을 어떻게 만들어야 하냐는 질문이 가장 많다”는 최 팀장은 서식을 만들 때 주의할 4가지 사항에 대해서 설명했다.
첫 번째는 바로 영업비밀을 정확하게 ‘특정’지으라는 것이다. 보통 영업비밀 관리서식을 보면, ‘회사 업무와 관련된’ 혹은 ‘회사에서 알게 된’과 같은 광범위하고도 추상적인 내용이 적혀 있어 실효성이 없다. 이 때문에 직원들이 지켜야 할 영업비밀이 정확하게 어떤 것인지 써넣는 것이 중요하다고 최 팀장은 말한다.
“코카콜라를 예를 들면, 코카콜라 재료 배합의 비밀을 지켜야 한다와 같은 정확한 표현이 중요합니다.” 같은 맥락으로 최 팀장은 입사 시와 재직 시, 그리고 퇴사 시 내용을 바꿔서 받아야 한다고 강조했다. “입사할 때 직원이 회사 비밀을 얼마나 알고 있겠습니까? 재직 중에는 프로젝트를 맡을 때나 승진할 때 매번 알 수 있는 영업비밀이 늘어날 테니, 그때마다 새로 작성하는 것이 좋습니다. 퇴사할 때도 마찬가지입니다.”
두 번째는 ‘비밀유지 계약서’인데, 사실 이것보다는 ‘영업비밀 자료 제공 혹은 수령 확인서’를 받는 게 더 중요하다. 계약서를 쓰고 난 후에는 세부자료들을 별다른 기록 없이 주고받는데, 나중에 문제가 생겼을 경우 이게 문제가 된다. 뭘 줬는지를 모르기 때문이다. 이에 최 팀장은 자료를 넘겨줄 때마다 어떤 자료를 얼마나 줬는지를 계약서로 작성하는 것이 더 중요하다고 강조했다.
세 번째 중요한 것은 ‘내용을 이해했는지 확인’하는 것이다. 예를 들면, 우리가 금융거래를 하거나 휴대전화를 개통할 때 담당자가 빨간펜으로 밑줄을 쳐가며 설명을 해준 경험이 있을 것이다. 또한, 계약에 대해 본인이 다 이해했다고 자필로 써서 서명하는 경우도 있는데, 영업비밀 관리 계약서도 이러한 방식을 활용해야 한다는 설명이다. 특히, 최 팀장은 이를 위해서는 담당자도 계약서의 내용을 숙지할 수밖에 없다면서 계약행위보다는 서로 간에 ‘계약 내용’을 아는 것이 더 중요하다고 설명했다.
마지막 네 번째는 바로 퇴사자 관리다. 보통의 대기업도 퇴사자가 생기면 HR 관점에서의 인터뷰는 하지만 영업비밀에 대해서는 하지 않는다. 하지만 영업비밀 유출사건의 대부분은 퇴사자에 의해 발생한다는 결과를 봤을 때 결코 이렇게 넘어가면 안 된다는 것. 퇴사자 전용 영업비밀 관리서식이 필요한 이유다.
“사실 서식 작성보다 중요한 건 구성원의 이해와 공감대”라는 최 팀장은 “지속적인 교육과 절 설계된 프로세스를 꾸준하게 진행하는 것이 중요하다”고 강조했다.
[원병철 기자(boanone@boannews.com)]
서식보다 중요한 건 회사 구성원의 이해와 공감대
[보안뉴스 원병철 기자] 영업비밀 보호에 있어 가장 중요한 것 중 하나가 바로 영업비밀 보호의 중요성에 대해 알리고, 그 방법을 직원에게 확실히 주지시키고 있느냐는 것이다. 이를 위해 많은 회사들은 ‘영업비밀 관리서식’을 만들어 관리하고 있지만, 대부분 온라인이나 지인을 통해 입수한 서식을 그대로 쓰고 있다. 하지만 자사에 맞지 않은 내용이나 두루뭉술한 표현으로 작성된 영업비밀 관리서식은 법정에서 전혀 인정받지 못한다고 전문가들은 말한다.
첫 번째는 바로 영업비밀을 정확하게 ‘특정’지으라는 것이다. 보통 영업비밀 관리서식을 보면, ‘회사 업무와 관련된’ 혹은 ‘회사에서 알게 된’과 같은 광범위하고도 추상적인 내용이 적혀 있어 실효성이 없다. 이 때문에 직원들이 지켜야 할 영업비밀이 정확하게 어떤 것인지 써넣는 것이 중요하다고 최 팀장은 말한다.
“코카콜라를 예를 들면, 코카콜라 재료 배합의 비밀을 지켜야 한다와 같은 정확한 표현이 중요합니다.” 같은 맥락으로 최 팀장은 입사 시와 재직 시, 그리고 퇴사 시 내용을 바꿔서 받아야 한다고 강조했다. “입사할 때 직원이 회사 비밀을 얼마나 알고 있겠습니까? 재직 중에는 프로젝트를 맡을 때나 승진할 때 매번 알 수 있는 영업비밀이 늘어날 테니, 그때마다 새로 작성하는 것이 좋습니다. 퇴사할 때도 마찬가지입니다.”
두 번째는 ‘비밀유지 계약서’인데, 사실 이것보다는 ‘영업비밀 자료 제공 혹은 수령 확인서’를 받는 게 더 중요하다. 계약서를 쓰고 난 후에는 세부자료들을 별다른 기록 없이 주고받는데, 나중에 문제가 생겼을 경우 이게 문제가 된다. 뭘 줬는지를 모르기 때문이다. 이에 최 팀장은 자료를 넘겨줄 때마다 어떤 자료를 얼마나 줬는지를 계약서로 작성하는 것이 더 중요하다고 강조했다.
세 번째 중요한 것은 ‘내용을 이해했는지 확인’하는 것이다. 예를 들면, 우리가 금융거래를 하거나 휴대전화를 개통할 때 담당자가 빨간펜으로 밑줄을 쳐가며 설명을 해준 경험이 있을 것이다. 또한, 계약에 대해 본인이 다 이해했다고 자필로 써서 서명하는 경우도 있는데, 영업비밀 관리 계약서도 이러한 방식을 활용해야 한다는 설명이다. 특히, 최 팀장은 이를 위해서는 담당자도 계약서의 내용을 숙지할 수밖에 없다면서 계약행위보다는 서로 간에 ‘계약 내용’을 아는 것이 더 중요하다고 설명했다.
마지막 네 번째는 바로 퇴사자 관리다. 보통의 대기업도 퇴사자가 생기면 HR 관점에서의 인터뷰는 하지만 영업비밀에 대해서는 하지 않는다. 하지만 영업비밀 유출사건의 대부분은 퇴사자에 의해 발생한다는 결과를 봤을 때 결코 이렇게 넘어가면 안 된다는 것. 퇴사자 전용 영업비밀 관리서식이 필요한 이유다.
“사실 서식 작성보다 중요한 건 구성원의 이해와 공감대”라는 최 팀장은 “지속적인 교육과 절 설계된 프로세스를 꾸준하게 진행하는 것이 중요하다”고 강조했다.
[원병철 기자(boanone@boannews.com)]
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