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Security Investigator, 적절한 수준의 조사 훈련 필요
[보안뉴스= 백봉원 ASIS International Korea Seoul 사무총장] 기업에 있어 윤리경영은 필수적이다. 지난 기고에서 언급했듯이 기업이 윤리경영을 도입·추진함으로서 정부로부터 규제완화 및 행정절차의 투명성을 확보할 수 있고 해당 기업에 대한 제도적 인센티브 제공 등의 효과를 기대할 수 있다. 또한, 회사의 대외신뢰도와 이미지 제고로 브랜드 가치의 향상은 물론 리스크(Risk) 관리 능력이 향상될 수 있다.
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사실 리스크 관리에 가장 중요한 핵심은 예방(Prevention)이다. 예방 활동을 위한 기본이 조사·수사(Investigation)라고 볼 수 있다. 각종 인위적인 범죄 발생을 억제할 수 있는 Security의 핵심 분야라고 할 수 있다. 실제 실무에서도 초기 3~5년간은 규정을 수립하고 제도의 정착화에 소요되고 이후에는 상당 업무가 ‘조사’였던 것으로 기억하고 있다.
기업들은 이제 과거 부정적 이미지(회계부정, 파산)의 개선과 공정위의 조사 강화에 대비해 회사의 개선점을 보완하고 그에 대한 금품, 선물 수수의 판단기준과 위반 시 해결절차를 수립하며 내부고발자 보호에 관한 규정 등의 실천지침을 마련하는 동시에 부문별 특성에 맞는 자율 준수 프로그램 시행하고 다양한 교육 프로그램을 개발·활용해야 한다.
아울러 자율준수 관리자(또는 준법감시인) 제도를 운용하고 내부회계 관리규정, 윤리규정, 위험관리 프로세스, 공정거래 자율준수 프로그램 등을 도입해 시행할 수 있어야 하고 이러한 규정을 수립한 후, 회사는 정부에 윤리경영 준수 기업에 대한 제도적 인센티브를 받아낼 수 있어야 한다. 이러한 윤리경영의 성공을 위한 가장 중요한 역할은 CEO의 의지임을 강조하고 싶다.
천재지변을 제외한다면 모든 사고·사건에는 원인이 있다. 그 원인을 분석하다 보면 각종 비리와 연루된 사건이 대부분이다. 예를 들어, 정보유출 사건의 경우도 조사했던 상당 사건이 금전의 대가로 발생되는 일이었다. 따라서 윤리경영의 성공을 위해서 결국 보안(Security) 부서의 역할과 임직원들에 대한 관련 교육, 홍보는 필수적이라고 말하고 싶다. 때로는 윤리경영에 대한 이해를 못하는 임직원이 규정 위반으로 안타깝게도 회사를 떠나는 경우도 있다.
아울러 회사는 잠재적인 불법 행위와 비즈니스 위법 행위에 대한 사항을 보고하는 공식적인 프로세스를 수립해야 하고 모든 잠재적 절도, 사기, 비용의 유용 및 기타 불만이나 의혹에 관계없이 다음과 관련한 사항을 즉시 보고하도록 하는 시스템을 구축해야 한다.
△ 회계, 내부 회계 관리 또는 감사 문제에 대한 사항
△ 재료, 부품 또는 장비의 도난
△ 현금이나 기타 유동 자산의 남용
△ 위탁금 유용 (절도)
△ 이해 상충 위반
△ 부적절한 구매 계약
△ 리베이트
△ 사기 Claim/자재의 유용
△ 판매 기록의 위조
△ 회사 자산의 남용 : 비용 보고서 위조 포함
△ 도난 또는 재고 손실
△ 목적 또는 악의적 인 파괴 또는 파손 또는 파괴를 포함하여 재료, 부품, 장비, 또는 재산의 피해
△ 허위보고서 작성
△ 다른 모든 잠재적 위법 행위
컴퓨터 시스템 또는 통신 네트워크에서의 무단 침입문제는 시큐리티 부서와 IT 부서에 공동으로 보고하도록 절차를 수립해 사건에 대응할 수 있도록 한다. 또한 즉시에 발견된 불법 행위 사항을 신고하지 않으면 조사하는데 방해 될 수 있으므로 즉시 보고토록 교육되어야 한다. 실제 불법 사항을 알면서도 친한 직원이 했다는 이유로 보고 조치를 하지 않아 처벌을 당하는 경우도 있었다.
이러한 문제에 적용되는 법률이나 규정을 확인하기 위해서 법무부서 또는 지정된 변호사의 자문을 얻는 것도 중요한 부분이며, 보고 과정에서 익명 여부 문제는 보고된 내용에 대한 유효성 여부와 단순 불만인 사항 여부에 참고가 되는 사안이기 때문에 보고 접수 양식에 기재하는 것도 필요하다. 회사는 정책에 반하는 행동을 보고하는 공식적인 절차와 Awareline 같은 보고 툴(Tool)을 개발해 운영할 수 있으며, 조사 성격에 따라 구별해 조사를 진행하는 규정을 수립할 수 있다.
카테고리 1
형사 또는 민사 사건으로 회사 정책의 심각한 위반 사항으로 규정하고 사례 유형은 사기, 절도, 성희롱, 차별, 안전, 이해 상충(Conflict of Interest), 뇌물수수, 정보보안, 수출 관련, 괴롭힘, 개인 도난·대립, 환경 문제, 위조, 파괴, 고리 대금, 마약, 도박 등 카테고리 1의 경우 Security, Internal Control(감사), 법무관련 부서와 공동 조사하는 절차를 수립할 수 있다.
카테고리 2
카테고리 2는 일반적으로 직장 상황과 관련된 문제를 포함한다. 사례 유형은 임직원 관련 전반사항, 고객 서비스 불만, 제품의 품질, 차량 구입, 사내 운전사고문제 등이 있다.
외부 조사기관의 조사 요청
사건의 유형과 상황에 따라 경찰, 국정원, 법무법인에 조사 요청을 할 경우가 있다. 때로는 국가정보기관이나 경찰 등 외부기관에서 사건을 인지하고 협력하여 조사를 실시하는 경우도 많다. 한편으로는 사건의 협조를 하더라도 공식적인 발표 후 결과를 얻는 부분이 있으므로 보안부서는 비즈니스 파트너와의 평소 원활한 협조체제 유지를 확보해 진행사항을 경영진과 공유하도록 하는 것이 필요하다.
정보유출 사건이나 폭발물, 환경문제, 방화 등 각종 심각한 형사적 위반사항들과 회사 내부에서 조사할 경우에는 자연스럽게 조사사항이 알려져 조직의 분위기에 문제가 발생할 수 있어 참고인 등 조사 시 정보의 외부 유출에 대한 조치를 갖추어야 한다.
시큐리티 조사관(Security Investigator)은 적절한 수준에서 조사를 할 수 있는 훈련도 필요하다. 사건사고의 현장을 확인하고 평가, 보고된 사고에 신속하게 대응, 현장 인터뷰를 통해 사실 내용을 수집하고 증거를 보존하고 명확하고 간결한 사건 보고서를 작성할 수 있어야 한다. 보고서 양식은 필요 시 사전에 개발해 규정하는 것이 좋다.
조사의 기준 요소
조사자 업무는 다음과 같은 사항을 이해하고 있어야 한다.
△ 조사자는 일을 수행함에 있어 기존의 모든 법률과 규정을 준수한다.
△ 회사의 재산보호를 위한 모든 감시 활동을 한다.
△ 조사하는 공용장소(커피숖, 레스토랑 등 외부)에서 제보자와 직접 접촉할 경우, 사전 보고를 하고 오해의 발생 요인을 배제하기 위해 지정 장소 별도의 다른 장소는 피하도록 한다.
△ 보고서는 조사와 관련된 정보(조사의 내용, 특성, 성명 주소 등)를 포함해야 한다.
△ 수사는 적법하고 이 정책에 의해 허용된 범위 내의 방법을 통해 조사내용을 확보한다.
△ 세금, 은행 또는 전화 기록과 같은 개인적인 기록이나 문서 등 조사대상자의 자발적 의사에 의해 확보한다.
△ 연구자들은 비디오테이프, 사진, 전자 파일, 포렌식 데이터 등 원래의 문서를 포함해 모든 원본 증거를 유지한다.
△ 회사의 고문 변호사 또는 경영진의 사전 승인하지 않는 조사 당사자나 제보자의 동의가 없는 도청이나 녹음은 금지한다.
△ 조사 전에 법률 고문 변호사와 협의 조사의 범위 및 운영, 시기 등 결정을 하며 모든 조사 활동은 승인 후 실시하도록 한다.
△ 회사내의 전화, 컴퓨터 및 전자 메일 기록의 획득을 위해 사전 경영진의 승인을 얻어 자료를 수집하는 도록 한다.
조사관련 법적 대응
보안부서는 국정원, 경찰 등 법 집행 기관과 조사를 위해 협조관계를 유지하는 것이 매우 중요하다. 회사 내에서 조사에는 반드시 한계점이 있으므로 사건의 사안에 따라 승인을 받아 조사협조를 취하게 된다.
중대한 법의 위반이나 규칙의 위반으로 회사의 큰 피해를 입혀 체포가 필요한 중범죄자의 경우나 정당한 법 집행을 위해 체포 또는 고소 고발 등의 조치가 필요한 때 외부기관과의 협조는 불가피하며 특히, 브랜드 보호(Brand Protection) 등 신속한 처리를 요하는 업무는 경찰 등의 협조가 필수적이기도 하다. 외부에서 회사 임직원의 범법행위로 영장이나 소환장을 제시할 경우 조사에 협조할 수밖에 없지만 때로는 임직원의 보호라는 틀에 오해를 받은 일도 있었다.
전 회사 재직 시에 불법 신호를 위반한 노동조합의 차량을 경찰이 쫒아와 스티커를 발급받는 일이 발생해 ‘경찰을 출입시켜 직원을 보호하지 못했다’라는 항의를 노조로부터 받은 사건도 있었다. 그러나 보안부서 입장에서는 위법성조각사유(형식상 불법 또는 범죄 행위의 요건을 갖추었으나 위법 또는 범죄로 인정하지 않는 경우 그 인정하지 않는 사유, 예를 들어 소방차가 출동해 화재 진압을 하는데 차량이 막혀 있어 지장을 줄 경우 차량을 파손시키고 화재를 제압한다거나 정당방위 등이 이에 해당)’와 법 위반사항이라는 틀에서 이해를 시킬 수밖에 없는 것이다.
정보유출 사건의 경우 또한 외부의 기관과 협력해 사건을 진행하는 것이 효과적이라고 볼 수 있다. 사내에서 외부서버 추적, 신원확인 등에 제한적인 부분을 경찰의 협조로 사건을 원만하게 해결하는 경우도 많았고 신고 포상금도 발생되어 기부하기까지도 했다. 불가피하게 회사의 임직원이 조사 대상자일 경우, 경찰조사를 받으면서 발생되는 사실로 인한 형사상 책임을 받게 되는 경우도 있다. 안타까운 일이지만 위법이라는 점이라면 어쩌면 당연시 될 수도 있을 것이다.
만일 외부 절도범이나 회사에서 확보된 범법자의 신변을 확보한 상황이라면 경찰이 와서 체포하기까지 준비된 시설에 이동시켜 직원이나 보안원의 감시 체제하에 경찰에 인계할 수 있도록 한다.
다양한 루트를 통해 제보되거나 인지된 사건이 접수 시 조사과정이 시작된다. 인지된 사건의 경우 입수된 내용들은 초기 조사에 중요한 도구들이므로 가급적 육하 원칙에 준한 내용을 확보할 수 있어야 한다. 특히, 정확한 사건발생 시간은 중요하며 증인 또는 조사 대상자에 대한 이름을 포함한 모든 증거의 위치 및 상태를 포함하도록 한다.
일반적으로 조사자는 먼저 제보자의 불만을 인터뷰하고 추가 정보를 입수한다. 인터뷰에서 단지 사건에 대한 지식에 대한 정보에 국한되어서는 안되고 물리적 증거에 전반에 대한 사항을 확보할 수 있어야 한다. 직원들은 그룹 인터뷰를 하지 않으며 반드시 그들의 상사에게 통지 후 개인의 정보보호를 위해 개별적으로 인터뷰를 해야 한다.
노동조합 등 교섭단체의 간부인 경우는 인터뷰에서 노조 대표 또는 지정된 인원의 참석 하에 조사를 요청하게 될 것이다. 해당직원의 징계 조치가 발생할 수밖에 없다면 노조 협조는 불가피할 것이다. 조사를 수행할 때 자세한 보고서의 작성은 필수적이다. 왜, 어떻게, 무엇을, 사람 및 사건의 자세한 설명을 정리해야 하며, 비디오 장비와 녹음은 조사내용 확인에 도움이 될 수 있어 동의가 된다면 시행하는 것이 좋다.
작성된 조사 보고서는 경영자의 승인을 받고 지침을 받아 인사위원회 회부 등 지침을 받아 처리한다. 사실 한명의 운명을 좌지우지 할 수 있는 부분이므로 예민한 부분이기 때문에 조사는 정확하고 정직하게 처리되어야 하는 것은 매우 중요하다. 따라서 사전에 준비된 보고서 양식을 사용하는 것이 바람직하다고 볼 수 있다. 조사를 사법당국과 함께 할 것인지 여부에 대한 결정은 회사에 대한 최선의 이익에 따라 사실상 회사의 법무관련 조직과의 협의 하에 의해 이루어진다.
제보 방식은 여러 가지가 있다.
△ Awareline : 불법 행위에 대한 수신자 부담 사내 전화 시스템(콜센터의 일종).
때로는 증거 없이 비방 등의 경우로 인한 경영 손실 가능성도 있고 직원들 사이와 회사와 직원 사이의 불신이 있을 수는 있다.
△ Loss Reporting Investigation System : 위반 신고를 위한 사내 전용 시스템 운영
△ 전화, 팩스, 이메일, 회사 Intra-net, 편지 등 여러 방법을 통해 보고(제보자가 익명으로 할 경우 보장)
△ 24시간 상시 신고체계 구축 : 개인, 관리/감독, 직원 또는 대리인의 형사 불법 행위에 대한 문제를 항시 보고하는 시스템 구축해야 한다.
△ 아래 사항 발생 시 보고
- 분식회계 등 회계 및 감사에 대한 불만
- 재료, 부품 또는 장비의 도난
- 현금이나 기타 유동 자산의 위탁금 유용
- 이해의 상충(COI; Conflict of Interest) 위반문제
- 부적절한 구매 계약
- 리베이트
- 사기성 클레임/보증 위반
- 판매기록 위조
- 기업 자산의 남용 : 허위 비용 보고서(카드깡, 목적 외 사용 등)
- 도난, 재고자산의 차이로 인한 손실
- 기물(소재, 부품, 장비 등) 파손 또는 파괴로 인한 등 재산의 피해
- 보고서 위조
- 기타 모든 손실 행위
△ 조사사항 입수 시 손실금액 자체가 보고 여부에 영향을 미치는 요인이 아니기 때문에 즉시 보고해야 하며, 필요시 신고 시스템을 개발하여 보고하는 운영체계를 구축하고 조사 시 법무관련 부서와 협력하는 등 불만적인 요소를 최소화하기 위해 적극적이고 신속하게 조사해야 한다.
기업윤리 실천과 관련한 예(G社)
◇ 임직원 윤리규범
모든 임직원은 정직과 공정의 신념으로 신뢰 받는 000인으로서의 올바른 가치관을 확립하고, 끊임없는 자기계발과 공정한 직무수행을 통해 주어진 사명을 완수한다. 공정한 경쟁 환경 조성과 공정한 거래에 대한 윤리정신의 발현으로 사회정의를 실천하는 기업으로 거듭 성장해 나갈 것을 다짐하며, 고객만족, 주주를 위한 가치창출과 종업원의 이익을 모든 판단 및 행동의 최우선 기준으로 삼아 우리의 존립기반을 더욱 확고히 한다. 나아가 국가와 사회에 대한 책무를 다함으로써 국민의 풍요로운 삶과 사회발전에 공헌한다. 이에 다음 각항을 임직원의 기본윤리규범으로 삼아 철저히 준수하고 실천한다.
1. 모든 임직원은 높은 윤리적 가치관으로 무장하여 000인으로서의 긍지와 자부심을 가지며, 항상 정직하고 공정한 자세를 견지한다.
2. 항상 고객의 입장에서 행동하고 실천하며 고객정보는 엄격히 보호한다.
3. 자유경쟁의 원칙과 시장경제질서를 존중하고, 제반 관련법규를 준수하며, 오직 진정한 실력과 정당한 방법으로 최고의 상품과 서비스를 통하여 경쟁의 우위를 확보한다.
4. 모든 거래는 상호 대등한 위치에서 평등한 참여기회를 보장하는 공정한 거래절차를 통하여 행하며 상호신뢰와 협력관계를 구축함으로써 공동의 발전을 추구한다.
5. 직무와 관련하여 어떠한 형태의 부당한 금전적 이익을 취하지 않으며, 부정한 행위와 부당한 이해관계 개입을 일체 삼가 함으로써 직무수행의 공정성을 유지한다.
6. 바람직한 인재상을 스스로 정립하고 자기계발을 통해 변화하는 미래에 적극적으로 대응하고 도전한다.
7. 건전한 기업문화와 노사협력의 풍토 조성에 최대한 노력한다.
8. 업무상 지득한 회사의 기밀정보는 관련규정에 의거 보안을 유지한다
◇ 임직원 윤리규범 실천지침
제1장 충실한 직무수행
1. 모든 임직원은 회사의 비전과 방침 그리고 제반 사규 등을 충분히 이해하고 준수하여 각자의 업무를 성실히 수행하여야 한다.
2. 업무 수행상 필요한 보고는 공정하고 정직하게 한다.
제2장 고객에 대한 책무
1. 고객의 입장에서 생각하고 행동한다.
2. 고객이 필요로 하는 가치, 고객에게 만족을 줄 수 있는 참된 가치를 계속 창출한다.
3. 고객에게 진실만을 말하며 고객과의 약속은 반드시 지킨다.
4. 고객에게 합리적인 가격으로 최고품질의 상품과 서비스를 제공하며, 고객의 정당한 요구에는 신속, 정확하게 응답한다.
5. 고객에 대한 정보는 엄격히 보호한다.
제3장 공정한 경쟁
1. 경쟁사에 관한 제반 정보는 사회적 비난을 받지 않는 정당한 방법으로 입수하고, 입수한 정보는 정당하게 활용한다.
2. 경쟁사를 비방하거나 약점을 이용하는 비도덕적 행위를 삼가한다.
3. 경쟁사와의 담합으로 고객에게 피해를 주는 행위를 하지 않는다.
4. 동종업체와 부당협의체 또는 담합기구를 구성하거나 가입하지 않는다.
제4장 공정한 거래
1. 거래업체 선정과 관련한 어떠한 압력이나 청탁도 배제한다.
2. ‘공정한 거래업체 선정 및 등록 절차’에 관한 규정과 제도를 정립하고 실행함으로써 자격을 구비한 모든 업체에게 거래업체 등록 및 선정에 참여할 수 있는 기회를 평등하게 부여하고, 거래업체 등록 및 선정은 객관적이고 공정한 심사기준에 따라 합리적인 방법으로 수행한다.
3. 모든 거래는 상호대등한 위치에서 공정하게 행하며 거래조건 및 거래절차에 대해 충분한 협의를 거친다. 거래업체에 대하여 우월적 지위를 이용한 어떠한 부당행위도 하지 않는다.
4. 기술지원 및 경영지도를 통해 장기적으로 거래업체가 경쟁력을 갖추어 성장 발전할 수 있도록 적극 지원하고, 깨끗한 거래풍토와 공정한 거래질서 확립을 위해 상호 노력한다.
5. 공정거래에 관한 제반법규에서 금지하고 있는 불공정한 행위는 일체 하지 않는다.
제5장 공정한 직무수행
1. 다음과 같은 행위를 하지 않음으로써 직무수행의 공정성을 유지한다.
△ 이해관계자로부터 과다한 사례, 접대, 향응 등을 요구 또는 수수하는 행위. 단, 사회통념상 명백히 허용되며 위법사항이 아닌 접대나 과다하지 않은 3만원이내 상당의 선물 수령은 예외적으로 허용될 수 있다. 회사의 업무상 접대행위나 선물을 주는 등의 행위가 필요한 경우에도 3만원 이상의 가액이 소요되는 경우는 사전에 회사의 승인을 득하여야 한다.
△ 이해관계자와의 공동투자, 공동재산취득, 금전대차행위
△ 회사 자산을 불법으로 사용하는 행위
△ 직무태만, 관리감독 소홀, 월권행위
△ 직무를 이용한 사리사욕 도모 행위
△ 문서 및 계수를 조작하는 행위
2. 회사와 직접 간접으로 경쟁관계에 있는 업체의 경영에 관여하거나 출자하지 않는다.
3. 가족이나 친지가 경영하는 업체를 납품업체로 선정하거나 거래하도록 영향력을 행사하는 등의 행위를 하지 않는다.
제6 장 임직원에 대한 회사의 책무
1. 임직원 각 개인을 독립된 인격으로서 존중하고, 일을 통해 긍지와 보람을 성취하고 창의성을 충분히 발휘할 수 있도록 제도 확립과 교육지도 등 필요한 조치를 강구한다.
2. 임직원의 능력과 업적에 대하여 공정하게 평가하고 정당하게 보상한다. 임직원의 능력개발을 위한 인재육성 프로그램을 적극 실시하고, 상호신뢰와 이해를 바탕으로 한 성숙한 조직문화 형성에 노력한다.
제7장 품위 유지
1. 유언비어의 조성, 유포 등 조직 내 불신풍조를 조장하거나 건전한 조직분위기를 저해하는 행위를 하지 않는다.
2. 승진 및 이동과 관련하여 임직원간에 허례허식 행위를 삼가한다.
3. 근무지에서 성적 수치심을 유발시키는 성적유혹이나 농담, 신체적 접촉행위를 비롯하여 위협적이거나 무례한 근무환경을 조성하는 그 어떠한 행위도 하지 않는다.
4. 회사 내 지정된 장소 이외에서의 흡연행위, 노름 따위의 사행행위, 전자오락이나 바둑 기타 오락행위 등 사회 통념상 건전한 직장인으로서 품위를 손상시키는 행위를 일체 삼가한다.
제8장 회사재산의 보호
1. 회사 재산에 손실을 초래할 중대한 사태가 발생하거나 발생할 가능성이 있는 경우 이를 즉시 보고하고 적절한 조치를 취하여야 한다.
2. 회사의 기밀정보는 승인받은 자에게만 공개하고 관련규정에 의거 보안을 유지해야 하며, 회사의 재무상태, 전략 또는 계획, 인사 및 조직정보, 기타 회사의 명성이나 경쟁력과 관련된 주요정보를 외부에서 요구할 경우 사소한 정보라도 함부로 누설해서는 안 되며, 업무상 필요 또는 부득이 하여 요구에 응하는 경우도 회사의 사전 허락을 득하여야 한다.
선물, 향응에 관한 규정 예
△ 목적
임직원의 선물 및 향응에 관한 행위기준을 제시함으로써 고객의 신뢰 및 직무 수행의 공정성 제고
△ 규범
회사는 임직원이 현실적이고 직접적인 이해관계가 있는 직무관련자로부터 금전, 부동산, 선물 또는 향응(이하 ‘금품 등’이라 한다)을 받는 행위를 금지한다.
※ ‘선물’은 대가없이 제공되는 물품 또는 유가증권, 숙박권, 회원권, 입장권 등 이에 준하는 것을 말함.
※ ‘향응’은 음식물, 골프 등의 접대 또는 교통, 숙박, 여행 등의 편의를 제공하는 것을 말함.
임직원은 회사의 의사결정에 영향을 줄 수 있는 업체 또는 기타 비업체(단체)로부터 어떠한 금품 등(예: 리베이트, 뇌물, 선물, 접대)을 받아서는 안 되며, 비용을 부담하도록 허용해서는 안 된다.
*예) 업무 미팅 후의 골프모임, 업체 주관행사 여비 및 숙박비, 스포츠 이벤트/공연 티켓.
부득이 하게 참여해야 하는 경우, 본인이 비용을 부담해야 함(사전 승인 하에 회사가 부담할 수 있음) 단, 예외적으로 적법한 업무목적 또는 식사 중 업무협의가 필요한 경우 비싸지 않은 범위 내에서 간소한 식사를 제공받을 수는 있음.
회사가 후원하는 행사(언론관련 이벤트, 박람회, 컨퍼런스 등) 및 업체, 언론관계자 등을 초청하는 경우라도 하기 사항을 만족하는 경우에 한하여 선물, 접대 등 제공이 가능
1) 합법한 사항인 경우
2) 제공받는 자의 정책상 수락여부
3) 회사의 정당한 업무이익이 되는 경우
4) 통상적인 업무관례인 경우
5) 빈번하게 발생되지 않는 경우
1~3항 지침에도 불구하고 회사업무 수행/공적인 목적인 경우, 직무관련자와의 행위가 임직원의 청렴성과 직무수행의 공정성을 저해하지 않는다고 판단되는 경우 예외 적용 가능.
골프관련 행위기준에 관한 지침 예
회사는 임직원이 현실적이고 직접적인 이해관계가 있는 직무관련자와 골프를 같이 하거나 그들로부터 골프접대를 받는 행위를 원칙적으로 금지한다.
※ 임직원간의 각자 부담 골프 무관(다만, 하급자의 대가성 접대골프 금지)
관련 규정에도 불구하고, 부득이한 사정에 의해 골프를 같이 하는 경우에는 다음 사항을 준수해야 한다.
△ 사전에 해당 본부장에게 승인을 받도록 한다(본부장 이상인 경우 차상급자의 승인).
△ 사전 승인이 불가능할 경우에는 종료 즉시 사후 보고하여야 한다.
△ 비용은 각자 부담(Dutch Pay)을 원칙으로 하며, 접대를 받는 행위는 할 수 없다. 단, 불가피한 경우 본부장의 승인 하에 당사가 부담할 수도 있다.
△ 고가의 골프세트 등 관련 장비를 제공받지 않는다.
※부득이한 사정이란?
- 회사 업무 수립, 시행 또는 의견교환 등 업무 수행과 관련된 공적인 목적을 위해 필요한 경우
- 정부 또는 유관기관과의 업무협의를 위하여 필요한 경우
- 대내외 세미나, 교육, 간담회 등 공식적인 행사와 관련된 경우
- 기타 직무관련자와의 골프행위가 임직원의 청렴성과 직무수행의 공정성을 저해하지 않는다고 판단되는 경우
△ 단, 부득이한 사정이라 하더라도 골프 접대를 받는 행위는 할 수 없다.
△ 필요 시 승인자는 법무부서의 자문을 구한다.
[글_ 백봉원 ASIS International Korea Seoul 사무총장, 서울과학종합대학원 겸임교수 (메일:jhpaik100@daum.net/카페 :http://cafe.naver.com/securitycso)]
필자소개 _ 백봉원 ASIS International Korea Seoul 사무총장은 오랜 기간 자동차업체에서 시큐리티팀 팀장을 역임하면서 보안실무 경험을 쌓았으며, 현재는 미국 최대 산업보안 전문협회인 ASIS International의 한국지부 사무총장과 함께 서울과학종합대학원 겸임교수로 활동하고 있다.
[보안뉴스= 백봉원 ASIS International Korea Seoul 사무총장] 기업에 있어 윤리경영은 필수적이다. 지난 기고에서 언급했듯이 기업이 윤리경영을 도입·추진함으로서 정부로부터 규제완화 및 행정절차의 투명성을 확보할 수 있고 해당 기업에 대한 제도적 인센티브 제공 등의 효과를 기대할 수 있다. 또한, 회사의 대외신뢰도와 이미지 제고로 브랜드 가치의 향상은 물론 리스크(Risk) 관리 능력이 향상될 수 있다.
사실 리스크 관리에 가장 중요한 핵심은 예방(Prevention)이다. 예방 활동을 위한 기본이 조사·수사(Investigation)라고 볼 수 있다. 각종 인위적인 범죄 발생을 억제할 수 있는 Security의 핵심 분야라고 할 수 있다. 실제 실무에서도 초기 3~5년간은 규정을 수립하고 제도의 정착화에 소요되고 이후에는 상당 업무가 ‘조사’였던 것으로 기억하고 있다.
기업들은 이제 과거 부정적 이미지(회계부정, 파산)의 개선과 공정위의 조사 강화에 대비해 회사의 개선점을 보완하고 그에 대한 금품, 선물 수수의 판단기준과 위반 시 해결절차를 수립하며 내부고발자 보호에 관한 규정 등의 실천지침을 마련하는 동시에 부문별 특성에 맞는 자율 준수 프로그램 시행하고 다양한 교육 프로그램을 개발·활용해야 한다.
아울러 자율준수 관리자(또는 준법감시인) 제도를 운용하고 내부회계 관리규정, 윤리규정, 위험관리 프로세스, 공정거래 자율준수 프로그램 등을 도입해 시행할 수 있어야 하고 이러한 규정을 수립한 후, 회사는 정부에 윤리경영 준수 기업에 대한 제도적 인센티브를 받아낼 수 있어야 한다. 이러한 윤리경영의 성공을 위한 가장 중요한 역할은 CEO의 의지임을 강조하고 싶다.
천재지변을 제외한다면 모든 사고·사건에는 원인이 있다. 그 원인을 분석하다 보면 각종 비리와 연루된 사건이 대부분이다. 예를 들어, 정보유출 사건의 경우도 조사했던 상당 사건이 금전의 대가로 발생되는 일이었다. 따라서 윤리경영의 성공을 위해서 결국 보안(Security) 부서의 역할과 임직원들에 대한 관련 교육, 홍보는 필수적이라고 말하고 싶다. 때로는 윤리경영에 대한 이해를 못하는 임직원이 규정 위반으로 안타깝게도 회사를 떠나는 경우도 있다.
아울러 회사는 잠재적인 불법 행위와 비즈니스 위법 행위에 대한 사항을 보고하는 공식적인 프로세스를 수립해야 하고 모든 잠재적 절도, 사기, 비용의 유용 및 기타 불만이나 의혹에 관계없이 다음과 관련한 사항을 즉시 보고하도록 하는 시스템을 구축해야 한다.
△ 회계, 내부 회계 관리 또는 감사 문제에 대한 사항
△ 재료, 부품 또는 장비의 도난
△ 현금이나 기타 유동 자산의 남용
△ 위탁금 유용 (절도)
△ 이해 상충 위반
△ 부적절한 구매 계약
△ 리베이트
△ 사기 Claim/자재의 유용
△ 판매 기록의 위조
△ 회사 자산의 남용 : 비용 보고서 위조 포함
△ 도난 또는 재고 손실
△ 목적 또는 악의적 인 파괴 또는 파손 또는 파괴를 포함하여 재료, 부품, 장비, 또는 재산의 피해
△ 허위보고서 작성
△ 다른 모든 잠재적 위법 행위
컴퓨터 시스템 또는 통신 네트워크에서의 무단 침입문제는 시큐리티 부서와 IT 부서에 공동으로 보고하도록 절차를 수립해 사건에 대응할 수 있도록 한다. 또한 즉시에 발견된 불법 행위 사항을 신고하지 않으면 조사하는데 방해 될 수 있으므로 즉시 보고토록 교육되어야 한다. 실제 불법 사항을 알면서도 친한 직원이 했다는 이유로 보고 조치를 하지 않아 처벌을 당하는 경우도 있었다.
이러한 문제에 적용되는 법률이나 규정을 확인하기 위해서 법무부서 또는 지정된 변호사의 자문을 얻는 것도 중요한 부분이며, 보고 과정에서 익명 여부 문제는 보고된 내용에 대한 유효성 여부와 단순 불만인 사항 여부에 참고가 되는 사안이기 때문에 보고 접수 양식에 기재하는 것도 필요하다. 회사는 정책에 반하는 행동을 보고하는 공식적인 절차와 Awareline 같은 보고 툴(Tool)을 개발해 운영할 수 있으며, 조사 성격에 따라 구별해 조사를 진행하는 규정을 수립할 수 있다.
카테고리 1
형사 또는 민사 사건으로 회사 정책의 심각한 위반 사항으로 규정하고 사례 유형은 사기, 절도, 성희롱, 차별, 안전, 이해 상충(Conflict of Interest), 뇌물수수, 정보보안, 수출 관련, 괴롭힘, 개인 도난·대립, 환경 문제, 위조, 파괴, 고리 대금, 마약, 도박 등 카테고리 1의 경우 Security, Internal Control(감사), 법무관련 부서와 공동 조사하는 절차를 수립할 수 있다.
카테고리 2
카테고리 2는 일반적으로 직장 상황과 관련된 문제를 포함한다. 사례 유형은 임직원 관련 전반사항, 고객 서비스 불만, 제품의 품질, 차량 구입, 사내 운전사고문제 등이 있다.
외부 조사기관의 조사 요청
사건의 유형과 상황에 따라 경찰, 국정원, 법무법인에 조사 요청을 할 경우가 있다. 때로는 국가정보기관이나 경찰 등 외부기관에서 사건을 인지하고 협력하여 조사를 실시하는 경우도 많다. 한편으로는 사건의 협조를 하더라도 공식적인 발표 후 결과를 얻는 부분이 있으므로 보안부서는 비즈니스 파트너와의 평소 원활한 협조체제 유지를 확보해 진행사항을 경영진과 공유하도록 하는 것이 필요하다.
정보유출 사건이나 폭발물, 환경문제, 방화 등 각종 심각한 형사적 위반사항들과 회사 내부에서 조사할 경우에는 자연스럽게 조사사항이 알려져 조직의 분위기에 문제가 발생할 수 있어 참고인 등 조사 시 정보의 외부 유출에 대한 조치를 갖추어야 한다.
시큐리티 조사관(Security Investigator)은 적절한 수준에서 조사를 할 수 있는 훈련도 필요하다. 사건사고의 현장을 확인하고 평가, 보고된 사고에 신속하게 대응, 현장 인터뷰를 통해 사실 내용을 수집하고 증거를 보존하고 명확하고 간결한 사건 보고서를 작성할 수 있어야 한다. 보고서 양식은 필요 시 사전에 개발해 규정하는 것이 좋다.
조사의 기준 요소
조사자 업무는 다음과 같은 사항을 이해하고 있어야 한다.
△ 조사자는 일을 수행함에 있어 기존의 모든 법률과 규정을 준수한다.
△ 회사의 재산보호를 위한 모든 감시 활동을 한다.
△ 조사하는 공용장소(커피숖, 레스토랑 등 외부)에서 제보자와 직접 접촉할 경우, 사전 보고를 하고 오해의 발생 요인을 배제하기 위해 지정 장소 별도의 다른 장소는 피하도록 한다.
△ 보고서는 조사와 관련된 정보(조사의 내용, 특성, 성명 주소 등)를 포함해야 한다.
△ 수사는 적법하고 이 정책에 의해 허용된 범위 내의 방법을 통해 조사내용을 확보한다.
△ 세금, 은행 또는 전화 기록과 같은 개인적인 기록이나 문서 등 조사대상자의 자발적 의사에 의해 확보한다.
△ 연구자들은 비디오테이프, 사진, 전자 파일, 포렌식 데이터 등 원래의 문서를 포함해 모든 원본 증거를 유지한다.
△ 회사의 고문 변호사 또는 경영진의 사전 승인하지 않는 조사 당사자나 제보자의 동의가 없는 도청이나 녹음은 금지한다.
△ 조사 전에 법률 고문 변호사와 협의 조사의 범위 및 운영, 시기 등 결정을 하며 모든 조사 활동은 승인 후 실시하도록 한다.
△ 회사내의 전화, 컴퓨터 및 전자 메일 기록의 획득을 위해 사전 경영진의 승인을 얻어 자료를 수집하는 도록 한다.
조사관련 법적 대응
보안부서는 국정원, 경찰 등 법 집행 기관과 조사를 위해 협조관계를 유지하는 것이 매우 중요하다. 회사 내에서 조사에는 반드시 한계점이 있으므로 사건의 사안에 따라 승인을 받아 조사협조를 취하게 된다.
중대한 법의 위반이나 규칙의 위반으로 회사의 큰 피해를 입혀 체포가 필요한 중범죄자의 경우나 정당한 법 집행을 위해 체포 또는 고소 고발 등의 조치가 필요한 때 외부기관과의 협조는 불가피하며 특히, 브랜드 보호(Brand Protection) 등 신속한 처리를 요하는 업무는 경찰 등의 협조가 필수적이기도 하다. 외부에서 회사 임직원의 범법행위로 영장이나 소환장을 제시할 경우 조사에 협조할 수밖에 없지만 때로는 임직원의 보호라는 틀에 오해를 받은 일도 있었다.
전 회사 재직 시에 불법 신호를 위반한 노동조합의 차량을 경찰이 쫒아와 스티커를 발급받는 일이 발생해 ‘경찰을 출입시켜 직원을 보호하지 못했다’라는 항의를 노조로부터 받은 사건도 있었다. 그러나 보안부서 입장에서는 위법성조각사유(형식상 불법 또는 범죄 행위의 요건을 갖추었으나 위법 또는 범죄로 인정하지 않는 경우 그 인정하지 않는 사유, 예를 들어 소방차가 출동해 화재 진압을 하는데 차량이 막혀 있어 지장을 줄 경우 차량을 파손시키고 화재를 제압한다거나 정당방위 등이 이에 해당)’와 법 위반사항이라는 틀에서 이해를 시킬 수밖에 없는 것이다.
정보유출 사건의 경우 또한 외부의 기관과 협력해 사건을 진행하는 것이 효과적이라고 볼 수 있다. 사내에서 외부서버 추적, 신원확인 등에 제한적인 부분을 경찰의 협조로 사건을 원만하게 해결하는 경우도 많았고 신고 포상금도 발생되어 기부하기까지도 했다. 불가피하게 회사의 임직원이 조사 대상자일 경우, 경찰조사를 받으면서 발생되는 사실로 인한 형사상 책임을 받게 되는 경우도 있다. 안타까운 일이지만 위법이라는 점이라면 어쩌면 당연시 될 수도 있을 것이다.
만일 외부 절도범이나 회사에서 확보된 범법자의 신변을 확보한 상황이라면 경찰이 와서 체포하기까지 준비된 시설에 이동시켜 직원이나 보안원의 감시 체제하에 경찰에 인계할 수 있도록 한다.
다양한 루트를 통해 제보되거나 인지된 사건이 접수 시 조사과정이 시작된다. 인지된 사건의 경우 입수된 내용들은 초기 조사에 중요한 도구들이므로 가급적 육하 원칙에 준한 내용을 확보할 수 있어야 한다. 특히, 정확한 사건발생 시간은 중요하며 증인 또는 조사 대상자에 대한 이름을 포함한 모든 증거의 위치 및 상태를 포함하도록 한다.
일반적으로 조사자는 먼저 제보자의 불만을 인터뷰하고 추가 정보를 입수한다. 인터뷰에서 단지 사건에 대한 지식에 대한 정보에 국한되어서는 안되고 물리적 증거에 전반에 대한 사항을 확보할 수 있어야 한다. 직원들은 그룹 인터뷰를 하지 않으며 반드시 그들의 상사에게 통지 후 개인의 정보보호를 위해 개별적으로 인터뷰를 해야 한다.
노동조합 등 교섭단체의 간부인 경우는 인터뷰에서 노조 대표 또는 지정된 인원의 참석 하에 조사를 요청하게 될 것이다. 해당직원의 징계 조치가 발생할 수밖에 없다면 노조 협조는 불가피할 것이다. 조사를 수행할 때 자세한 보고서의 작성은 필수적이다. 왜, 어떻게, 무엇을, 사람 및 사건의 자세한 설명을 정리해야 하며, 비디오 장비와 녹음은 조사내용 확인에 도움이 될 수 있어 동의가 된다면 시행하는 것이 좋다.
작성된 조사 보고서는 경영자의 승인을 받고 지침을 받아 인사위원회 회부 등 지침을 받아 처리한다. 사실 한명의 운명을 좌지우지 할 수 있는 부분이므로 예민한 부분이기 때문에 조사는 정확하고 정직하게 처리되어야 하는 것은 매우 중요하다. 따라서 사전에 준비된 보고서 양식을 사용하는 것이 바람직하다고 볼 수 있다. 조사를 사법당국과 함께 할 것인지 여부에 대한 결정은 회사에 대한 최선의 이익에 따라 사실상 회사의 법무관련 조직과의 협의 하에 의해 이루어진다.
제보 방식은 여러 가지가 있다.
△ Awareline : 불법 행위에 대한 수신자 부담 사내 전화 시스템(콜센터의 일종).
때로는 증거 없이 비방 등의 경우로 인한 경영 손실 가능성도 있고 직원들 사이와 회사와 직원 사이의 불신이 있을 수는 있다.
△ Loss Reporting Investigation System : 위반 신고를 위한 사내 전용 시스템 운영
△ 전화, 팩스, 이메일, 회사 Intra-net, 편지 등 여러 방법을 통해 보고(제보자가 익명으로 할 경우 보장)
△ 24시간 상시 신고체계 구축 : 개인, 관리/감독, 직원 또는 대리인의 형사 불법 행위에 대한 문제를 항시 보고하는 시스템 구축해야 한다.
△ 아래 사항 발생 시 보고
- 분식회계 등 회계 및 감사에 대한 불만
- 재료, 부품 또는 장비의 도난
- 현금이나 기타 유동 자산의 위탁금 유용
- 이해의 상충(COI; Conflict of Interest) 위반문제
- 부적절한 구매 계약
- 리베이트
- 사기성 클레임/보증 위반
- 판매기록 위조
- 기업 자산의 남용 : 허위 비용 보고서(카드깡, 목적 외 사용 등)
- 도난, 재고자산의 차이로 인한 손실
- 기물(소재, 부품, 장비 등) 파손 또는 파괴로 인한 등 재산의 피해
- 보고서 위조
- 기타 모든 손실 행위
△ 조사사항 입수 시 손실금액 자체가 보고 여부에 영향을 미치는 요인이 아니기 때문에 즉시 보고해야 하며, 필요시 신고 시스템을 개발하여 보고하는 운영체계를 구축하고 조사 시 법무관련 부서와 협력하는 등 불만적인 요소를 최소화하기 위해 적극적이고 신속하게 조사해야 한다.
기업윤리 실천과 관련한 예(G社)
◇ 임직원 윤리규범
모든 임직원은 정직과 공정의 신념으로 신뢰 받는 000인으로서의 올바른 가치관을 확립하고, 끊임없는 자기계발과 공정한 직무수행을 통해 주어진 사명을 완수한다. 공정한 경쟁 환경 조성과 공정한 거래에 대한 윤리정신의 발현으로 사회정의를 실천하는 기업으로 거듭 성장해 나갈 것을 다짐하며, 고객만족, 주주를 위한 가치창출과 종업원의 이익을 모든 판단 및 행동의 최우선 기준으로 삼아 우리의 존립기반을 더욱 확고히 한다. 나아가 국가와 사회에 대한 책무를 다함으로써 국민의 풍요로운 삶과 사회발전에 공헌한다. 이에 다음 각항을 임직원의 기본윤리규범으로 삼아 철저히 준수하고 실천한다.
1. 모든 임직원은 높은 윤리적 가치관으로 무장하여 000인으로서의 긍지와 자부심을 가지며, 항상 정직하고 공정한 자세를 견지한다.
2. 항상 고객의 입장에서 행동하고 실천하며 고객정보는 엄격히 보호한다.
3. 자유경쟁의 원칙과 시장경제질서를 존중하고, 제반 관련법규를 준수하며, 오직 진정한 실력과 정당한 방법으로 최고의 상품과 서비스를 통하여 경쟁의 우위를 확보한다.
4. 모든 거래는 상호 대등한 위치에서 평등한 참여기회를 보장하는 공정한 거래절차를 통하여 행하며 상호신뢰와 협력관계를 구축함으로써 공동의 발전을 추구한다.
5. 직무와 관련하여 어떠한 형태의 부당한 금전적 이익을 취하지 않으며, 부정한 행위와 부당한 이해관계 개입을 일체 삼가 함으로써 직무수행의 공정성을 유지한다.
6. 바람직한 인재상을 스스로 정립하고 자기계발을 통해 변화하는 미래에 적극적으로 대응하고 도전한다.
7. 건전한 기업문화와 노사협력의 풍토 조성에 최대한 노력한다.
8. 업무상 지득한 회사의 기밀정보는 관련규정에 의거 보안을 유지한다
◇ 임직원 윤리규범 실천지침
제1장 충실한 직무수행
1. 모든 임직원은 회사의 비전과 방침 그리고 제반 사규 등을 충분히 이해하고 준수하여 각자의 업무를 성실히 수행하여야 한다.
2. 업무 수행상 필요한 보고는 공정하고 정직하게 한다.
제2장 고객에 대한 책무
1. 고객의 입장에서 생각하고 행동한다.
2. 고객이 필요로 하는 가치, 고객에게 만족을 줄 수 있는 참된 가치를 계속 창출한다.
3. 고객에게 진실만을 말하며 고객과의 약속은 반드시 지킨다.
4. 고객에게 합리적인 가격으로 최고품질의 상품과 서비스를 제공하며, 고객의 정당한 요구에는 신속, 정확하게 응답한다.
5. 고객에 대한 정보는 엄격히 보호한다.
제3장 공정한 경쟁
1. 경쟁사에 관한 제반 정보는 사회적 비난을 받지 않는 정당한 방법으로 입수하고, 입수한 정보는 정당하게 활용한다.
2. 경쟁사를 비방하거나 약점을 이용하는 비도덕적 행위를 삼가한다.
3. 경쟁사와의 담합으로 고객에게 피해를 주는 행위를 하지 않는다.
4. 동종업체와 부당협의체 또는 담합기구를 구성하거나 가입하지 않는다.
제4장 공정한 거래
1. 거래업체 선정과 관련한 어떠한 압력이나 청탁도 배제한다.
2. ‘공정한 거래업체 선정 및 등록 절차’에 관한 규정과 제도를 정립하고 실행함으로써 자격을 구비한 모든 업체에게 거래업체 등록 및 선정에 참여할 수 있는 기회를 평등하게 부여하고, 거래업체 등록 및 선정은 객관적이고 공정한 심사기준에 따라 합리적인 방법으로 수행한다.
3. 모든 거래는 상호대등한 위치에서 공정하게 행하며 거래조건 및 거래절차에 대해 충분한 협의를 거친다. 거래업체에 대하여 우월적 지위를 이용한 어떠한 부당행위도 하지 않는다.
4. 기술지원 및 경영지도를 통해 장기적으로 거래업체가 경쟁력을 갖추어 성장 발전할 수 있도록 적극 지원하고, 깨끗한 거래풍토와 공정한 거래질서 확립을 위해 상호 노력한다.
5. 공정거래에 관한 제반법규에서 금지하고 있는 불공정한 행위는 일체 하지 않는다.
제5장 공정한 직무수행
1. 다음과 같은 행위를 하지 않음으로써 직무수행의 공정성을 유지한다.
△ 이해관계자로부터 과다한 사례, 접대, 향응 등을 요구 또는 수수하는 행위. 단, 사회통념상 명백히 허용되며 위법사항이 아닌 접대나 과다하지 않은 3만원이내 상당의 선물 수령은 예외적으로 허용될 수 있다. 회사의 업무상 접대행위나 선물을 주는 등의 행위가 필요한 경우에도 3만원 이상의 가액이 소요되는 경우는 사전에 회사의 승인을 득하여야 한다.
△ 이해관계자와의 공동투자, 공동재산취득, 금전대차행위
△ 회사 자산을 불법으로 사용하는 행위
△ 직무태만, 관리감독 소홀, 월권행위
△ 직무를 이용한 사리사욕 도모 행위
△ 문서 및 계수를 조작하는 행위
2. 회사와 직접 간접으로 경쟁관계에 있는 업체의 경영에 관여하거나 출자하지 않는다.
3. 가족이나 친지가 경영하는 업체를 납품업체로 선정하거나 거래하도록 영향력을 행사하는 등의 행위를 하지 않는다.
제6 장 임직원에 대한 회사의 책무
1. 임직원 각 개인을 독립된 인격으로서 존중하고, 일을 통해 긍지와 보람을 성취하고 창의성을 충분히 발휘할 수 있도록 제도 확립과 교육지도 등 필요한 조치를 강구한다.
2. 임직원의 능력과 업적에 대하여 공정하게 평가하고 정당하게 보상한다. 임직원의 능력개발을 위한 인재육성 프로그램을 적극 실시하고, 상호신뢰와 이해를 바탕으로 한 성숙한 조직문화 형성에 노력한다.
제7장 품위 유지
1. 유언비어의 조성, 유포 등 조직 내 불신풍조를 조장하거나 건전한 조직분위기를 저해하는 행위를 하지 않는다.
2. 승진 및 이동과 관련하여 임직원간에 허례허식 행위를 삼가한다.
3. 근무지에서 성적 수치심을 유발시키는 성적유혹이나 농담, 신체적 접촉행위를 비롯하여 위협적이거나 무례한 근무환경을 조성하는 그 어떠한 행위도 하지 않는다.
4. 회사 내 지정된 장소 이외에서의 흡연행위, 노름 따위의 사행행위, 전자오락이나 바둑 기타 오락행위 등 사회 통념상 건전한 직장인으로서 품위를 손상시키는 행위를 일체 삼가한다.
제8장 회사재산의 보호
1. 회사 재산에 손실을 초래할 중대한 사태가 발생하거나 발생할 가능성이 있는 경우 이를 즉시 보고하고 적절한 조치를 취하여야 한다.
2. 회사의 기밀정보는 승인받은 자에게만 공개하고 관련규정에 의거 보안을 유지해야 하며, 회사의 재무상태, 전략 또는 계획, 인사 및 조직정보, 기타 회사의 명성이나 경쟁력과 관련된 주요정보를 외부에서 요구할 경우 사소한 정보라도 함부로 누설해서는 안 되며, 업무상 필요 또는 부득이 하여 요구에 응하는 경우도 회사의 사전 허락을 득하여야 한다.
선물, 향응에 관한 규정 예
△ 목적
임직원의 선물 및 향응에 관한 행위기준을 제시함으로써 고객의 신뢰 및 직무 수행의 공정성 제고
△ 규범
회사는 임직원이 현실적이고 직접적인 이해관계가 있는 직무관련자로부터 금전, 부동산, 선물 또는 향응(이하 ‘금품 등’이라 한다)을 받는 행위를 금지한다.
※ ‘선물’은 대가없이 제공되는 물품 또는 유가증권, 숙박권, 회원권, 입장권 등 이에 준하는 것을 말함.
※ ‘향응’은 음식물, 골프 등의 접대 또는 교통, 숙박, 여행 등의 편의를 제공하는 것을 말함.
임직원은 회사의 의사결정에 영향을 줄 수 있는 업체 또는 기타 비업체(단체)로부터 어떠한 금품 등(예: 리베이트, 뇌물, 선물, 접대)을 받아서는 안 되며, 비용을 부담하도록 허용해서는 안 된다.
*예) 업무 미팅 후의 골프모임, 업체 주관행사 여비 및 숙박비, 스포츠 이벤트/공연 티켓.
부득이 하게 참여해야 하는 경우, 본인이 비용을 부담해야 함(사전 승인 하에 회사가 부담할 수 있음) 단, 예외적으로 적법한 업무목적 또는 식사 중 업무협의가 필요한 경우 비싸지 않은 범위 내에서 간소한 식사를 제공받을 수는 있음.
회사가 후원하는 행사(언론관련 이벤트, 박람회, 컨퍼런스 등) 및 업체, 언론관계자 등을 초청하는 경우라도 하기 사항을 만족하는 경우에 한하여 선물, 접대 등 제공이 가능
1) 합법한 사항인 경우
2) 제공받는 자의 정책상 수락여부
3) 회사의 정당한 업무이익이 되는 경우
4) 통상적인 업무관례인 경우
5) 빈번하게 발생되지 않는 경우
1~3항 지침에도 불구하고 회사업무 수행/공적인 목적인 경우, 직무관련자와의 행위가 임직원의 청렴성과 직무수행의 공정성을 저해하지 않는다고 판단되는 경우 예외 적용 가능.
골프관련 행위기준에 관한 지침 예
회사는 임직원이 현실적이고 직접적인 이해관계가 있는 직무관련자와 골프를 같이 하거나 그들로부터 골프접대를 받는 행위를 원칙적으로 금지한다.
※ 임직원간의 각자 부담 골프 무관(다만, 하급자의 대가성 접대골프 금지)
△ 사전에 해당 본부장에게 승인을 받도록 한다(본부장 이상인 경우 차상급자의 승인).
△ 사전 승인이 불가능할 경우에는 종료 즉시 사후 보고하여야 한다.
△ 비용은 각자 부담(Dutch Pay)을 원칙으로 하며, 접대를 받는 행위는 할 수 없다. 단, 불가피한 경우 본부장의 승인 하에 당사가 부담할 수도 있다.
△ 고가의 골프세트 등 관련 장비를 제공받지 않는다.
※부득이한 사정이란?
- 회사 업무 수립, 시행 또는 의견교환 등 업무 수행과 관련된 공적인 목적을 위해 필요한 경우
- 정부 또는 유관기관과의 업무협의를 위하여 필요한 경우
- 대내외 세미나, 교육, 간담회 등 공식적인 행사와 관련된 경우
- 기타 직무관련자와의 골프행위가 임직원의 청렴성과 직무수행의 공정성을 저해하지 않는다고 판단되는 경우
△ 단, 부득이한 사정이라 하더라도 골프 접대를 받는 행위는 할 수 없다.
△ 필요 시 승인자는 법무부서의 자문을 구한다.
[글_ 백봉원 ASIS International Korea Seoul 사무총장, 서울과학종합대학원 겸임교수 (메일:jhpaik100@daum.net/카페 :http://cafe.naver.com/securitycso)]
필자소개 _ 백봉원 ASIS International Korea Seoul 사무총장은 오랜 기간 자동차업체에서 시큐리티팀 팀장을 역임하면서 보안실무 경험을 쌓았으며, 현재는 미국 최대 산업보안 전문협회인 ASIS International의 한국지부 사무총장과 함께 서울과학종합대학원 겸임교수로 활동하고 있다.
<저작권자: 보안뉴스(www.boannews.com) 무단전재-재배포금지>
김태형기자 기사보기
[2024-11-22] 
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